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采購如何與溝通供應商
當一個采購員與供應商溝通的很好很順利的話，那么采購成功是不在話下的事。所以，采購怎樣與供應商溝通應是每位優(yōu)秀采購員必學的技巧之一。下面小編給大家?guī)聿少徟c供應商溝通的方法，歡迎大家閱讀。
采購如何與溝通供應商？
一、詢價項目的“品名”與“料號”
首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上應必備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的“品名”以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)�！傲咸枴币驗樵诿恳豢蛻糁杏衅洫毺氐拇硇�，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的“料號”動輒多達十多位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內�！傲咸枴敝幸粋�位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的“料號”。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。
二、詢價項目的“數(shù)量”
通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”、“不同等級的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約“訂購數(shù)量”";或產品“生命周期的總需求量”。除了讓供應商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。
在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以“膨脹”。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預期數(shù)量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。
三、詢價項目的“規(guī)格書”
規(guī)格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語言如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利于溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。
四、詢價項目的“品質”要求
表達詢價項目品質規(guī)范要求的方式有許多種，通�？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。
A、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續(xù)，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。
B、或同級品("Or Equal")：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。
C、商業(yè)標準(Commercial Standard)：商業(yè)標準對于產品的尺寸、材料、化學成分、制造工藝等等......，都有一個共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標準可以免除對品質上的誤解。
D、材料與制造方法規(guī)格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN歐規(guī)時，其相對應的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。
E、性能或功能規(guī)格(Performance or Function Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至于如何去制做方能達到要求的細節(jié)部分，則留給供應商來解決。
F、工程藍圖(Engineering Drawing)：工程藍圖是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差單位的精確性也不能忽略。
G、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、規(guī)格、工藝、材料，在用于有市場等級要求的產品上比較普遍。
H、操作說明書(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購服務項目類如機器設備的維護，安裝操作等，一份完整的操作說明書除了應該簡單明了外，對于所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規(guī)范。操作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價值。
五、詢價項目的“報價基礎”要求
“報價基礎”通常包括報價的“幣值”與“貿易條件”，國內買賣比較單純，通常都以人民幣(RMB)交易，貿易條件不是以“出廠價”就是以“到廠價(運費是否內含則另議)”來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元(USD)為計價基礎，至于是否以采購當?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的做法。
國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work(工廠交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運保費在內交貨)等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須詳加注明。
與供應商溝通技巧
一、準確定位
采購員在與供應商交鋒時，要學會準確地定位自己的身份。
作為采購員，你是企業(yè)生意能否做成的關鍵，所以不要扭扭捏捏，在說話時要注意自己的言行，還要學會甄別這些供應商，爭取挑選到最合適的產品。
二、注意傾聽
身為采購員的你，在與供貨商談判時，必須學會傾聽，不要急于開口，先弄清楚他們的想法，然后根據(jù)實際情況決定選擇哪一個或哪幾個來合作。
三、仔細對比
作為采購員，你的目的就是選到最合適的產品，然后用最少的錢進行購買。所以在面對眾多的供貨商時，不要急著做出決定，而是要通過貨比三家，多對比，選擇幾個最合適的產品，做出最合適的選擇。
四、學會垂釣
采購人員在與供貨商溝通時，還必須學會垂釣技巧，抓住供貨商的心理，不要急于下結論，要有垂釣者的耐心，慢慢地等，等到最合適的伙伴出現(xiàn)，才能與之做生意。
五、適當手段
身為采購員的你，在采購商品時，面對眾多的供應商，必須要學會耍手段，利用他們急著做生意的心理，適當?shù)卣倚┩谢蛴靡恍┦侄危屗麄冋`以為他們身邊有許多競爭對手，從而亂了陣腳，然后倉促地和你達成交易。
六、適時退讓
對于采購員來說，采購產品時，在雙方非常愿意合作的情況下，還是要學會適當?shù)刈尣剑灰献プ∫恍┘毠?jié)問題不放。畢竟做生意是一個相互博弈的過程，誰能堅持到最后，誰能把握住最好的時機，誰就是最終的贏家。
七、懂得下通牒
在與供應商談判時，采購員要學會適時下最后通牒，也就是當雙方的談判陷入僵局時，你身為買家，要拿出我不選你的話，也可以選擇另一種的姿態(tài)，讓供應商看到你的態(tài)度，從而主動讓步，促成交易。
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