- 相關(guān)推薦
辦公室如何精細(xì)化管理
精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工精細(xì)化、以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求。下面是小編給大家整理的關(guān)于辦公室如何精細(xì)化管理，歡迎閱讀！
辦公室如何精細(xì)化管理1
豐臺(tái)局隊(duì)辦公室承擔(dān)著服務(wù)大局、服務(wù)決策，溝通上下、協(xié)調(diào)各方等多項(xiàng)職能，事務(wù)繁雜、任務(wù)繁重。為更好做好20xx年各項(xiàng)工作，局隊(duì)辦公室樹立精細(xì)化管理理念，把握精細(xì)化管理內(nèi)涵，營造精細(xì)化管理氛圍，為辦公室各項(xiàng)工作起好步、開好局。
一、“精”，即精益求精，是做好辦公室工作的目標(biāo)
樹立精益求精、盡善盡美、追求卓越的態(tài)度和意識(shí)，工作中高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，力求把每一項(xiàng)工作做成精品工程，實(shí)現(xiàn)辦文出精品、辦事有章法、辦會(huì)無差錯(cuò)。
二、“細(xì)”，即把握細(xì)節(jié)，是做好辦公室工作的要求
在工作中不斷強(qiáng)化細(xì)節(jié)意識(shí)，養(yǎng)成處理好細(xì)節(jié)的習(xí)慣，時(shí)刻秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的實(shí)干態(tài)度，細(xì)致做事、細(xì)研門道、細(xì)探規(guī)律，切實(shí)把工作想細(xì)、做細(xì)、查細(xì)。把能想到的想到位、把能做到的做到位。
三、“化”，即化解問題，是做好辦公室工作的前提
倡導(dǎo)攻堅(jiān)克難的精神，對(duì)待矛盾和問題不回避、不積累、不激化、不上交，善于用新思路、新途徑、新辦法來控制、解決工作中可能出現(xiàn)的新矛盾和新問題，做到預(yù)判到位、處理到位、化解到位。
四、“管”，即強(qiáng)化管理，是做好辦公室工作的手段
以完善各項(xiàng)管理制度為主題，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任主體、責(zé)任內(nèi)容，切實(shí)做到任務(wù)到崗、責(zé)任到人，使各崗位的工作人員都能按照崗位職責(zé)、制度要求，優(yōu)質(zhì)高效地完成工作，形成靠制度管人、靠制度管事、靠制度實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的好局面。
五、“理”，即理清思路，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)
以績效管理為主線，緊緊圍繞局隊(duì)中心工作，準(zhǔn)確把握重點(diǎn)任務(wù)，為各項(xiàng)工作順利進(jìn)展提供有力保障。充分發(fā)揮辦公室的服務(wù)職能，為領(lǐng)導(dǎo)、為各科、所提供過程化服務(wù)、理性化服務(wù)和人性化服務(wù)。
辦公室如何精細(xì)化管理2
一、辦公室管理精細(xì)化的內(nèi)容與要求
推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化的管理，需做好以下方面的工作：
1、定崗定責(zé)，權(quán)責(zé)對(duì)等。按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，健全辦公室工作的責(zé)任體系。根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。明確界定崗位職責(zé)，確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求，將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。
2、優(yōu)化流程，保障有序運(yùn)作。建立科學(xué)簡約、清晰明了的工作流程，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的前提。要借鑒現(xiàn)代管理理論，健全和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。要根據(jù)辦公室職能，建立信息調(diào)研，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。在流程設(shè)計(jì)中要做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的“無縫銜接”，有機(jī)配合，信息共享，既相互促進(jìn)又相互制約，既提高效率又減少出錯(cuò)率。
3、實(shí)行考核評(píng)議，提高績效。要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)一些程序性、易于量化的工作，盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；對(duì)那些非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作，設(shè)計(jì)必要的定性評(píng)價(jià)的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法。充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，自動(dòng)選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機(jī)結(jié)合，提高考核效率。通過考核對(duì)辦公室整體職能發(fā)揮情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。
4、完善制度，夯實(shí)基礎(chǔ)。要健全辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)事務(wù)管理的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。
5、強(qiáng)化保障，改進(jìn)手段。依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段支持，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、工作評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的必由之路。
二、做好辦公室管理精細(xì)化具體措施
1、日常管理工作。管理目標(biāo)：使管理工作規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，切實(shí)加強(qiáng)精細(xì)化管理。
根據(jù)單位實(shí)際情況，梳理，整合、修訂、補(bǔ)充各項(xiàng)規(guī)章制度，審核、編制單位對(duì)內(nèi)、對(duì)外的公文。負(fù)責(zé)公文的承收、登記、傳辦、存檔等。保證公文的時(shí)效性和處理的規(guī)范性，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作的開展提供保證。
�。�1）文件的制發(fā)。包括打印、審核、校對(duì)、分發(fā)單位下發(fā)的各類文件、通知、紀(jì)要、通告等。一般文稿由相關(guān)處室的擬定清樣，向辦公室申請登記，填寫發(fā)文登記表。
�。�2）公文處理。負(fù)責(zé)上級(jí)來文，登記、送閱、審簽后分類存檔。省市其它部門及下屬單位來文，登記、簽批后送主管領(lǐng)導(dǎo)閱示。
2、檔案管理。管理目標(biāo)：檔案管理流程清晰、規(guī)范，提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續(xù)性。
（1）對(duì)收發(fā)文進(jìn)行分級(jí)、分類、編號(hào)登記管理。
�。�2）對(duì)檔案的調(diào)閱、借用要按照文件密級(jí)規(guī)定，實(shí)行嚴(yán)格的審批、登記、回收管理。
�。�3）電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)保存，其它影音資料重點(diǎn)保管，做好安全保護(hù)工作。改善檔案室管理?xiàng)l件，引進(jìn)“檔案電子管理信息化”管理軟件，提高科學(xué)化、精細(xì)化、信息化管理的能力。
3、會(huì)議通知及業(yè)務(wù)接待。
管理目標(biāo)：及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。認(rèn)真做好各類會(huì)議的通知、會(huì)場安排、會(huì)議文件印發(fā)、會(huì)議記錄等。保證及時(shí)、準(zhǔn)確，不出差錯(cuò)。做好業(yè)務(wù)接待工作。負(fù)責(zé)聯(lián)系各類參觀、學(xué)習(xí)、考察事宜。及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)督辦事項(xiàng)，以及督辦完成情況的反饋。
4、辦公耗材管理。
管理目標(biāo)：降低辦公成本，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。對(duì)于紙張的使用進(jìn)行嚴(yán)格控制，領(lǐng)用時(shí)要造冊登記，在不影響工作要求的前提下可將紙張二次使用。對(duì)其他單位部門借用打印、復(fù)印的情況，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可登記使用。
5、加強(qiáng)信息管理。
目標(biāo)：上傳下達(dá)，重質(zhì)量，講時(shí)效，為發(fā)展決策，提供良好企業(yè)窗口，樹立企業(yè)形象。完善單位網(wǎng)站管理。在現(xiàn)有網(wǎng)站基礎(chǔ)上改進(jìn)版面，增加欄目內(nèi)容�；謴�(fù)單位原有OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。運(yùn)用收發(fā)文信息管理系統(tǒng)管理辦公室收發(fā)文件。
6、車輛調(diào)度管理。
目標(biāo)：有效使用車輛，合理控制費(fèi)用。運(yùn)用“三秦通”等交費(fèi)系統(tǒng)有針對(duì)性地采取交費(fèi)的措施，達(dá)到不斷優(yōu)化的效果，降低車輛費(fèi)用。
�。�1）集中管理，合理調(diào)配。嚴(yán)格按派車單安排車輛，并記錄備案。派車單先由用車處室填寫清楚用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、預(yù)計(jì)用車時(shí)間等，由主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，交車輛主管派車，杜絕公車私用。
�。�2）在用車空閑合理安排好車輛的加油、保養(yǎng)、清洗等事項(xiàng)，保證車輛的最佳運(yùn)行狀態(tài)。
（3）加強(qiáng)駕駛員安全教育，確保安全減少事故發(fā)生。
寫字樓物業(yè)如何做好精細(xì)化管理
一、建立健全管理制度
制定并完善管理制度：根據(jù)寫字樓的特點(diǎn)和需求，制定詳細(xì)的管理制度，包括安保、清潔、設(shè)備維護(hù)、客戶服務(wù)等方面的規(guī)定，確保各項(xiàng)管理工作有章可循、有據(jù)可依。
科學(xué)配置人力資源：根據(jù)寫字樓的規(guī)模和特點(diǎn)，合理配置人員，確保每個(gè)崗位都有合適的人員負(fù)責(zé)。同時(shí)，要明確崗位職責(zé)，制定詳細(xì)的崗位職責(zé)說明書，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的推諉扯皮。
二、加強(qiáng)治安管理
建立安保體系：寫字樓應(yīng)建立健全的安保體系，包括設(shè)立安保巡邏制度、配備專業(yè)安保人員、安裝監(jiān)控設(shè)備等，確保寫字樓內(nèi)的人身和財(cái)產(chǎn)安全。
加強(qiáng)出入管理：對(duì)進(jìn)出寫字樓的人員進(jìn)行嚴(yán)格的登記和檢查，防止閑雜人員進(jìn)入。同時(shí)，要定期檢查樓宇的防盜與安全設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。
三、提升清潔服務(wù)質(zhì)量
制定清潔標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)寫字樓的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的清潔標(biāo)準(zhǔn)，包括清潔頻次、質(zhì)量要求等。同時(shí)，要配備專業(yè)保潔人員，負(fù)責(zé)寫字樓內(nèi)外的清潔工作。
加強(qiáng)監(jiān)督檢查：定期對(duì)清潔工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保清潔質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)存在的問題要及時(shí)整改，不斷提高清潔服務(wù)質(zhì)量。
四、加強(qiáng)設(shè)備管理和設(shè)施維護(hù)
建立設(shè)備檔案：對(duì)寫字樓內(nèi)的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記和建檔，包括設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、安裝時(shí)間、維修保養(yǎng)記錄等。
定期維修保養(yǎng)：制定設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和延長使用壽命。對(duì)于老舊、損壞嚴(yán)重或無法滿足使用需求的設(shè)備，要及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代。
五、提供優(yōu)質(zhì)客戶服務(wù)
設(shè)立服務(wù)中心：寫字樓應(yīng)設(shè)立客戶服務(wù)中心，提供一站式服務(wù)，包括幫助客戶辦理入住和退房手續(xù)、解決相關(guān)問題、提供問詢和商務(wù)服務(wù)等。
加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)：物業(yè)管理公司要加強(qiáng)與客戶的溝通，主動(dòng)征詢、聽取他們對(duì)管理服務(wù)工作的意見與要求，認(rèn)真接受、處理他們的投訴，及時(shí)解決他們提出的問題。
六、優(yōu)化能源管理
能源消耗監(jiān)測：對(duì)寫字樓內(nèi)的能源消耗進(jìn)行監(jiān)測和分析，找出能源浪費(fèi)的原因和環(huán)節(jié)。
制定節(jié)能措施：根據(jù)監(jiān)測結(jié)果，制定具體的節(jié)能措施，如優(yōu)化照明系統(tǒng)、調(diào)整空調(diào)溫度設(shè)定等，降低能源消耗和運(yùn)營成本。
七、建立物業(yè)管理信息系統(tǒng)
利用信息技術(shù)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立物業(yè)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物業(yè)數(shù)據(jù)的采集、分析、存儲(chǔ)和共享等功能。
推廣智能設(shè)備應(yīng)用：如智能門禁、視頻監(jiān)控、電子巡更等設(shè)備的應(yīng)用，可以提高物業(yè)安全管理的水平和效率。
【辦公室如何精細(xì)化管理】相關(guān)文章：
班組管理如何精細(xì)化05-12
企業(yè)如何精細(xì)化管理06-09
如何抓精細(xì)化管理01-01
醫(yī)院如何精細(xì)化管理06-06
如何把公司管理精細(xì)化08-11
如何抓好精細(xì)化管理05-13
如何加強(qiáng)精細(xì)化管理01-17
如何抓學(xué)校精細(xì)化管理08-28