酒店會議接待程序都有哪些
酒店會議接待工作是一項細(xì)致的工作，接待人員要做好萬全的準(zhǔn)備。下面是小編為你整理的酒店會議接待程序，希望對你有幫助。
酒店會議接待程序篇1
一、 會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師(或工作人員)到達(dá)日期(確認(rèn)航班或車次)、會務(wù)組的會議要求(會議主辦單位內(nèi)容， 到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社(只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂)。
▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具(會議在酒店或團(tuán)隊車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會人員的情況而定進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房;同時通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號;同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、 會議報到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題(如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的.地方。
2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置。如: 餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間。
3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。
三、 會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
(1)確定學(xué)員情況
(2)根據(jù)情況計算應(yīng)交費用
(3)填寫收費據(jù)不撕!
(4)收款
(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員
(6)填寫報到表。
2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間需要注意注意問題
1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會務(wù)費的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。
4、各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點，保險安全的寄存。
酒店會議接待程序篇2
會議前期工作
1、根據(jù)客戶的要求，初選會議接待單位，考察路線、并作出初步計劃和建議書， 安排好客戶考察，踩線的接待工作，協(xié)調(diào)有關(guān)關(guān)系。
2、協(xié)助客戶最終確定接待單位和考察路線，務(wù)求高質(zhì)量、低價位.
3、代表客戶與各有關(guān)接待單位洽談，簽訂有關(guān)合同協(xié)議。
4、制訂完善的接待計劃，交客戶審定。
5、做好會務(wù)組抵達(dá)前的社會配套服務(wù)、市場調(diào)查及各項準(zhǔn)備工作.
接送站、司機(jī)服務(wù)
1、人 員：根據(jù)會務(wù)要求，本公司由商務(wù)會議中心總經(jīng)理率領(lǐng)專業(yè)會務(wù)工作人員分別負(fù)
責(zé)火車站、機(jī)場接送站工作。
2、車 輛：由計劃有償提供4——45座各類汽車接送站
3、接待標(biāo)準(zhǔn)：(1)提前舉牌候客。(2)接待人員規(guī)范服務(wù)。(3)重要客戶、領(lǐng)導(dǎo)由公司董事長或總經(jīng)理進(jìn)站臺或機(jī)場鮮花接送，必要時請省、市高層領(lǐng)導(dǎo)和媒體出面迎送并警車開道。(4)24小時服務(wù)。
報到、返程服務(wù)
1、本公司選派一名優(yōu)秀工作人員隨會務(wù)組協(xié)助報道工作
2、提前做好返程票源的準(zhǔn)備工作，并準(zhǔn)備酒店功能表，山東地區(qū)的火車、飛機(jī)時 刻價目表，返程票預(yù)訂建議書。
3、所有客房提前擺放鮮花、水果、會務(wù)組的祝�？�。
4、24小時解答客戶咨詢，完成會務(wù)組隨時交給的其它任務(wù) 。
備注：機(jī)票：可根據(jù)客戶要求代辦，免收手續(xù)費。
火車票：無論多少人都能100%保證(包括節(jié)假日期間)。手續(xù)費：收5元/張(異地手續(xù)費按采購成本計算)來乘火車票確實有困難時，山東省中旅客協(xié)助解決。
文秘、宣傳服務(wù)
1、可提供一臺電腦，一套打印設(shè)備供會務(wù)組使用。
2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉濟(jì)南情況的秘書，隨會服務(wù)。
3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫(yī)療衛(wèi)生、菜單表、作息時間表、會議日程、議程、旅游安排表，領(lǐng)導(dǎo)坐席表等會議文件及會場內(nèi)外布置等后勤服務(wù)工作.
財務(wù)服務(wù)
1、公司選派一名財務(wù)人員具體協(xié)助會務(wù)財務(wù)工作。
2、協(xié)助會務(wù)組及時清理，互簽用房、用餐、用會議室等酒店消費情況，精打細(xì)算，節(jié)約開支，提供酒店不提供的其它所有財務(wù)服務(wù)。
酒店服務(wù)
1、提前20天與酒店洽談簽訂會議接待協(xié)議，明確、詳細(xì)、嚴(yán)格規(guī)范責(zé)任和義務(wù)。
2、公司商務(wù)會議中心總經(jīng)理全程跟會，具體協(xié)調(diào)酒店房、餐、會議、娛樂、財務(wù)、交通、后勤、動力保衛(wèi)、醫(yī)療等方面的工作。
3、提前做好會議報到，控房，臨時用餐、用車、車輛擺放，酒店安全保衛(wèi)等方面的工作。
4、提前準(zhǔn)備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標(biāo)、指示牌等工作。
5、每日及時與酒店方面互相簽任房態(tài)、用餐及其它消費情況，協(xié)助客房與酒店結(jié)帳，為客房提供其它財務(wù)服務(wù)。
6、完成客戶會務(wù)組交給的其它工作。
保安服務(wù)
1、酒店內(nèi)部保安安酒店要求，加強(qiáng)警衛(wèi)，確保會議期間汽車進(jìn)出通暢，人身財產(chǎn)絕對安全。
2、旅游期間根據(jù)需要可安排警車開道，重點領(lǐng)導(dǎo)可安排便衣警察全程貼身護(hù)衛(wèi)。
3、接送站及推薦的社會娛樂場所，提前做好安全警衛(wèi)工作。
4、公司選派一名從事過軍警工作的同志負(fù)責(zé)保衛(wèi)協(xié)調(diào)工作。
總結(jié)、結(jié)算服務(wù)
1、協(xié)助會務(wù)組與酒店、車隊等相關(guān)單位結(jié)算，搞好客戶與本公司結(jié)算。
2、按會務(wù)組要求做好財務(wù)清理、清退工作，視情況對友好協(xié)助單位示謝。
3、 征求客戶意見，認(rèn)真圓滿地歡送最后一名客人。
4、完成會務(wù)組交給的其它掃尾工作。
5、其它未盡事宜，由組織房和接待方友好協(xié)商。
酒店會議接待程序篇3
會議前期工作
1、根據(jù)客戶的要求，初選會議接待單位，考察路線、并作出初步計劃和建議書， 安排好客戶考察，踩線的接待工作，協(xié)調(diào)有關(guān)關(guān)系。
2、協(xié)助客戶最終確定接待單位和考察路線，務(wù)求高質(zhì)量、低價位.
3、代表客戶與各有關(guān)接待單位洽談，簽訂有關(guān)合同協(xié)議。
4、制訂完善的接待計劃，交客戶審定。
5、做好會務(wù)組抵達(dá)前的社會配套服務(wù)、市場調(diào)查及各項準(zhǔn)備工作.
接送站、司機(jī)服務(wù)
1、人 員：根據(jù)會務(wù)要求，本公司由商務(wù)會議中心總經(jīng)理率領(lǐng)專業(yè)會務(wù)工作人員分別負(fù)
責(zé)火車站、機(jī)場接送站工作。
2、車 輛：由計劃有償提供4——45座各類汽車接送站
3、接待標(biāo)準(zhǔn)：(1)提前舉牌候客。(2)接待人員規(guī)范服務(wù)。(3)重要客戶、領(lǐng)導(dǎo)由公司董事長或總經(jīng)理進(jìn)站臺或機(jī)場鮮花接送，必要時請省、市高層領(lǐng)導(dǎo)和媒體出面迎送并警車開道。(4)24小時服務(wù)。
報到、返程服務(wù)
1、本公司選派一名優(yōu)秀工作人員隨會務(wù)組協(xié)助報道工作
2、提前做好返程票源的準(zhǔn)備工作，并準(zhǔn)備酒店功能表，山東地區(qū)的火車、飛機(jī)時 刻價目表，返程票預(yù)訂建議書。
3、所有客房提前擺放鮮花、水果、會務(wù)組的祝�？�。
4、24小時解答客戶咨詢，完成會務(wù)組隨時交給的其它任務(wù) 。
備注：機(jī)票：可根據(jù)客戶要求代辦，免收手續(xù)費。
火車票：無論多少人都能100%保證(包括節(jié)假日期間)。手續(xù)費：收5元/張(異地手續(xù)費按采購成本計算)來乘火車票確實有困難時，山東省中旅客協(xié)助解決。
文秘、宣傳服務(wù)
1、可提供一臺電腦，一套打印設(shè)備供會務(wù)組使用。
2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉濟(jì)南情況的秘書，隨會服務(wù)。
3、提前做好文印、宣傳、廣告、醫(yī)療衛(wèi)生、菜單表、作息時間表、會議日程、議程、旅游安排表，領(lǐng)導(dǎo)坐席表等會議文件及會場內(nèi)外布置等后勤服務(wù)工作.
財務(wù)服務(wù)
1、公司選派一名財務(wù)人員具體協(xié)助會務(wù)財務(wù)工作。
2、協(xié)助會務(wù)組及時清理，互簽用房、用餐、用會議室等酒店消費情況，精打細(xì)算，節(jié)約開支，提供酒店不提供的其它所有財務(wù)服務(wù)。
酒店服務(wù)
1、提前20天與酒店洽談簽訂會議接待協(xié)議，明確、詳細(xì)、嚴(yán)格規(guī)范責(zé)任和義務(wù)。
2、公司商務(wù)會議中心總經(jīng)理全程跟會，具體協(xié)調(diào)酒店房、餐、會議、娛樂、財務(wù)、交通、后勤、動力保衛(wèi)、醫(yī)療等方面的工作。
3、提前做好會議報到，控房，臨時用餐、用車、車輛擺放，酒店安全保衛(wèi)等方面的工作。
4、提前準(zhǔn)備房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標(biāo)、指示牌等工作。
5、每日及時與酒店方面互相簽任房態(tài)、用餐及其它消費情況，協(xié)助客房與酒店結(jié)帳，為客房提供其它財務(wù)服務(wù)。
6、完成客戶會務(wù)組交給的其它工作。
保安服務(wù)
1、酒店內(nèi)部保安安酒店要求，加強(qiáng)警衛(wèi)，確保會議期間汽車進(jìn)出通暢，人身財產(chǎn)絕對安全。
2、旅游期間根據(jù)需要可安排警車開道，重點領(lǐng)導(dǎo)可安排便衣警察全程貼身護(hù)衛(wèi)。
3、接送站及推薦的社會娛樂場所，提前做好安全警衛(wèi)工作。
4、公司選派一名從事過軍警工作的同志負(fù)責(zé)保衛(wèi)協(xié)調(diào)工作。
總結(jié)、結(jié)算服務(wù)
1、協(xié)助會務(wù)組與酒店、車隊等相關(guān)單位結(jié)算，搞好客戶與本公司結(jié)算。
2、按會務(wù)組要求做好財務(wù)清理、清退工作，視情況對友好協(xié)助單位示謝。
3、 征求客戶意見，認(rèn)真圓滿地歡送最后一名客人。
4、完成會務(wù)組交給的其它掃尾工作。
5、其它未盡事宜，由組織房和接待方友好協(xié)商。
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