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招投標(biāo)辦公室工作職責(zé)
一、職責(zé)概述
招投標(biāo)辦公室是公司招標(biāo)工作的重要部門，負(fù)責(zé)公司招標(biāo)項(xiàng)目的策劃、組織、實(shí)施和監(jiān)督。主要職責(zé)如下：
1.招標(biāo)策劃：根據(jù)業(yè)務(wù)部門和公司經(jīng)營(yíng)方向，組織起草招標(biāo)方案，制定招標(biāo)時(shí)間表和工作進(jìn)度計(jì)劃，確定招標(biāo)方式以及所需招標(biāo)條件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等招標(biāo)要素。
2.招標(biāo)組織：根據(jù)招標(biāo)方案，組織招標(biāo)投標(biāo)人的資格審查和招標(biāo)文件的編制、印制、發(fā)送及答疑等各項(xiàng)工作。
3.招標(biāo)實(shí)施：組織投標(biāo)人的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、開標(biāo)會(huì)議、評(píng)標(biāo)會(huì)議及結(jié)果公示等各項(xiàng)工作。對(duì)投標(biāo)人的資格、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)過程及評(píng)標(biāo)結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告評(píng)標(biāo)結(jié)果。
4.合同簽訂：組織中標(biāo)候選人進(jìn)行洽談、簽訂合同，并對(duì)合同履行進(jìn)行監(jiān)督，以確保合同的執(zhí)行順利進(jìn)行。
5.招標(biāo)檔案管理：組織招標(biāo)項(xiàng)目的檔案整理、保管及利用，以備以后管理、監(jiān)督、審計(jì)和復(fù)查等需要。
6.咨詢服務(wù)：向有關(guān)業(yè)務(wù)部門或者其他單位提供招標(biāo)法律法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的咨詢服務(wù)。
二、職責(zé)細(xì)則
1.招標(biāo)策劃
�。�1）采集業(yè)務(wù)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)的招標(biāo)需求，根據(jù)具體情況組織編制招標(biāo)方案，擬訂招標(biāo)時(shí)間表和工作進(jìn)度計(jì)劃。
（2）確定招標(biāo)方式、規(guī)模、標(biāo)的、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和基本條件等招標(biāo)要素，制定招標(biāo)公告和招標(biāo)文件。
�。�3）根據(jù)招標(biāo)要求，分別向公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門、核心技術(shù)人員、評(píng)標(biāo)委員會(huì)及招標(biāo)代理公司等提供相關(guān)資料和信息。
2.招標(biāo)組織
�。�1）建立招標(biāo)檔案，編制投標(biāo)人名錄和保證金清單，安排招標(biāo)文印和投標(biāo)人答疑，關(guān)注招標(biāo)程序的公開和透明性。
（2）根據(jù)公司招標(biāo)的程序和標(biāo)準(zhǔn)，擬定招標(biāo)文件，編制工程量清單、技術(shù)規(guī)格、設(shè)計(jì)圖紙、業(yè)務(wù)指南及招標(biāo)合同等附件，召開投標(biāo)人會(huì)議和現(xiàn)場(chǎng)踏勘會(huì)議等。
�。�3）負(fù)責(zé)招標(biāo)公告及招標(biāo)文件的發(fā)布與傳遞（例如網(wǎng)站發(fā)布、報(bào)刊或者行業(yè)媒體刊發(fā)、發(fā)郵件等），跟蹤投標(biāo)人的信息互動(dòng)，保證招投標(biāo)過程的順利進(jìn)行。
3.招標(biāo)實(shí)施
�。�1）主持投標(biāo)人的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、開標(biāo)會(huì)議、評(píng)標(biāo)會(huì)議及結(jié)果公示等各項(xiàng)工作，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)招標(biāo)評(píng)標(biāo)結(jié)果。
�。�2）負(fù)責(zé)招標(biāo)程序和細(xì)則的規(guī)范執(zhí)行，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、招標(biāo)文件和合同等規(guī)定。
�。�3）對(duì)招標(biāo)實(shí)施的相關(guān)方面進(jìn)行監(jiān)督和管理（例如規(guī)范文件發(fā)布、完善投標(biāo)人名錄、維護(hù)招標(biāo)視頻平臺(tái)等），落實(shí)招標(biāo)工作的質(zhì)量、進(jìn)度和效益等管理職責(zé)。
4.合同簽訂
（1）在招標(biāo)過程中確立中標(biāo)人，組織中標(biāo)候選人進(jìn)行洽談、簽訂合同，并對(duì)合同履行進(jìn)行監(jiān)督，以確保合同的執(zhí)行順利進(jìn)行。
（2）擬訂合同模板及附件，并在合同簽訂前在法律法規(guī)及招標(biāo)文件的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行審核，以充分保障公司的權(quán)益。
�。�3）對(duì)招標(biāo)合同的執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督，確保雙方遵守合同的條款及各項(xiàng)約定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決各種問題和爭(zhēng)議。
5.招標(biāo)檔案管理
�。�1）建立招標(biāo)項(xiàng)目檔案，包括招標(biāo)方案、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑記錄、評(píng)標(biāo)記錄、流標(biāo)記錄、中標(biāo)結(jié)果、合同、交付驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。
�。�2）落實(shí)招標(biāo)檔案的保管責(zé)任，建立檔案借閱制度，加強(qiáng)檔案管理和檔案利用，完善招標(biāo)資料的維護(hù)工作。
（3）每年對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行審查和整理，將無用資料進(jìn)行清理，及時(shí)更新相關(guān)文件和記錄，并向公司領(lǐng)導(dǎo)及審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行報(bào)告。
6.咨詢服務(wù)
�。�1）向有關(guān)業(yè)務(wù)部門或者其他單位提供招標(biāo)法律法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的咨詢服務(wù)。
（2）對(duì)招標(biāo)工作中浮現(xiàn)的各類風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，從而保證投標(biāo)、評(píng)標(biāo)和合同簽訂等過程的合法、公正和透明。
三、所涉及的法律名詞及注釋：
-招標(biāo)：指采購(gòu)人依法公開辟布采購(gòu)公告，邀請(qǐng)有相應(yīng)能力和條件的潛在供應(yīng)商來投標(biāo)，以確定中標(biāo)供應(yīng)商和采購(gòu)內(nèi)容的過程。
-招標(biāo)文件：就采購(gòu)活動(dòng)的性質(zhì)、規(guī)模、要求等需要公開宣傳的內(nèi)容，編制的文件，是指出價(jià)人投標(biāo)、評(píng)定以及合同執(zhí)行等活動(dòng)所用的管理文件。
-現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議：指招標(biāo)活動(dòng)期間相互溝通、解釋合同條款、商討招標(biāo)工作等內(nèi)容為主的會(huì)議。
-開標(biāo)會(huì)議：對(duì)遞交投標(biāo)文件的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行公示，為所有投標(biāo)人開放，并在指定時(shí)間內(nèi)對(duì)遞交文件進(jìn)行開啟、檢查等程序的會(huì)議。
-評(píng)標(biāo)會(huì)議：評(píng)標(biāo)委員會(huì)披露評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及其權(quán)重，對(duì)遞交的所有投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)選、推選、認(rèn)定中標(biāo)人的會(huì)議。
-招標(biāo)代理公司：被業(yè)主、采購(gòu)人禮聘的獨(dú)立第三方招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，對(duì)招標(biāo)策劃、組織、實(shí)施過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、程序和實(shí)施效果，對(duì)招標(biāo)相關(guān)類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、流程管理、數(shù)據(jù)分析、評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理的服務(wù)機(jī)構(gòu)。
四、在實(shí)際執(zhí)行過程中可能遇到的艱難及解決辦法：
（1）投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件內(nèi)容的理解和接受度較低，或者是被投標(biāo)人誤解、遺漏或者導(dǎo)致解釋差異，導(dǎo)致整個(gè)招投標(biāo)過程的順利進(jìn)行。
解決方案：在編制招標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司實(shí)際情況，細(xì)化招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確說明要求和細(xì)節(jié)，降低信息傳達(dá)的難度和復(fù)雜度，保證招標(biāo)過程的正常開展。
（2）評(píng)標(biāo)人員資格、素質(zhì)差異性較大，或者是某個(gè)環(huán)節(jié)存在重大失誤或者質(zhì)量問題，導(dǎo)致一旦評(píng)標(biāo)浮現(xiàn)重大問題，可能引起投訴甚至引起刑事責(zé)任。
解決方案：建立專業(yè)化的評(píng)標(biāo)委員會(huì)，進(jìn)一步明確評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，遵循公正透明的原則，對(duì)評(píng)標(biāo)人員必須進(jìn)行嚴(yán)格的安排、教育和考試，確保評(píng)標(biāo)程序的質(zhì)量及其環(huán)節(jié)的順暢。因此，進(jìn)行制度、流程和細(xì)節(jié)的查漏補(bǔ)缺，加強(qiáng)評(píng)標(biāo)會(huì)議的紀(jì)律性和規(guī)范化，確保評(píng)標(biāo)過程順利進(jìn)行。
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