有關(guān)市場部文員崗位職責(zé)與工作流程
1．目的：
明確跟單文員的作業(yè)，避免工作的失誤、提高工作效力。
2． 適用范圍：
本程序適用于市場部各科室的跟單文員
3． 職責(zé)：
部門經(jīng)理:負(fù)責(zé)審核科室文員的工作.
部門科長:負(fù)責(zé)監(jiān)控各科室文員的工作.
文員:負(fù)責(zé)實(shí)施作業(yè)程序.
4． 程序：
4.1接收訂單：
4.1.1訂單以書面形式為準(zhǔn)，盡量避免受理口頭訂單，口頭訂單應(yīng)詳細(xì)記錄，并經(jīng)經(jīng)理助理審核后方可下單.
4.2處理訂單：
4.2.1
接單時(shí)必須要求客戶傳真書面訂單，如因客戶存在特殊原因而無法傳真書面訂單時(shí)，文員需要求該客戶所屬業(yè)務(wù)員填寫《特請單》或《送樣（贈(zèng)送）申請單》，經(jīng)經(jīng)理助理審批后方可下單給計(jì)劃。
4.2.2審核訂單包括產(chǎn)品的規(guī)格、價(jià)格、交期等。
4.2.3審核訂單時(shí)如發(fā)現(xiàn)訂單不清楚，首先查閱客戶資料本；其次查閱以前《訂單確認(rèn)表》。如以上兩項(xiàng)仍查詢不到，則應(yīng)立即詢問此客戶所屬業(yè)務(wù)員或直接與客戶聯(lián)系。
4.2.4若所接訂單與客戶以前所用規(guī)格不一致，應(yīng)及時(shí)詢問客戶是否需更改要求。
4.2.5訂單確認(rèn)ok后須按客戶要求下單給物控，同時(shí)記錄于《訂單記錄表》上，并及時(shí)回傳客戶訂單，若交期不能滿足客戶需求應(yīng)立即致電與客戶協(xié)商，并在訂單上注明實(shí)際交貨期，重新回傳訂單。
4.2.6當(dāng)天下午須將第二天需出貨的產(chǎn)品在電腦中輸入送貨單并統(tǒng)一打櫻
4.2.7將打印完的送貨單與派車單夾在一起交由財(cái)務(wù)審核。
5.合理派車
5.1合理派用本科室運(yùn)輸車輛,保證正常情況下所派出的貨均能送達(dá)。
5.2
18:00點(diǎn)前填寫區(qū)域劃分表及派車單由科長審核、交經(jīng)理助理批準(zhǔn)，如果科長出差在外，可致電給科長讓其審核派車單，并由文員在審核欄內(nèi)代簽名。
5.3若要借用其他科室的.車輛應(yīng)在當(dāng)天下午與該科室的文員聯(lián)系,若經(jīng)同意則派車,派車單應(yīng)由該科室文員簽名
6. 送貨單的整理
6.1所有送貨單必須于第二天早上收回,并整理歸檔,不可有丟失送貨單現(xiàn)象。
6.2收回送貨單時(shí)要審核送貨單是否有送貨人簽名及收貨人簽名、印章。
6.3收現(xiàn)金或代收貨款的送貨單,在貨送完后立即將財(cái)務(wù)聯(lián)及產(chǎn)品出庫單交給財(cái)務(wù)。
7.出庫單的整理
前一天所出的所有貨的出庫單，司機(jī)會(huì)由第二天早上8：00前交于該科室文員，文員收到出庫單后需審核出庫單的客戶代碼、產(chǎn)品名稱、出貨數(shù)量及其簽收欄內(nèi)司機(jī)有無簽名（無簽名需問清楚原因），若出庫單有問題而客戶代碼屬于該文員所負(fù)責(zé)客戶，文員必須在送貨單背面說明問題并簽上名字還給計(jì)劃退回倉庫，如果沒有任何問題即將出庫單貼于相應(yīng)送貨單財(cái)務(wù)聯(lián)后面。
8.訂單整理：
所有客戶必須設(shè)立相關(guān)檔案，含外省及中間商客戶，當(dāng)訂單完結(jié)后應(yīng)于當(dāng)天存檔，做到日清日畢。
9.報(bào)價(jià)的處理：
報(bào)價(jià)給客戶要以該客戶的相關(guān)業(yè)務(wù)員所確定的價(jià)格為準(zhǔn)，但必須滿足《正業(yè)產(chǎn)品市場指導(dǎo)價(jià)》要求。所有發(fā)出報(bào)價(jià)單必須經(jīng)經(jīng)理助理審批。
10．發(fā)件產(chǎn)品送貨單的管理：
首先必須登記好客戶名單，并在估計(jì)到達(dá)客戶處時(shí)間致電過去要求其回簽送貨單，如超出三天未回簽，應(yīng)書面報(bào)告經(jīng)理助理予以解決。
11.相關(guān)文件(略)
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