商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則

　　隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國(guó)對(duì)外貿(mào)易不斷開(kāi)放，我們將在更多的領(lǐng)域特別是在經(jīng)濟(jì)和貿(mào)易領(lǐng)域全面與國(guó)際接軌，因此對(duì)外聯(lián)系和信息交流的日趨頻繁使得商務(wù)英語(yǔ)的使用越來(lái)越廣泛，尤其是英文函電作為商務(wù)信息交流的主要手段，貫穿于外貿(mào)業(yè)務(wù)的全部流程，起著非常關(guān)鍵的橋梁和紐帶作用。以下是商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則，歡迎閱讀。

　　商務(wù)英語(yǔ)信函是國(guó)際貿(mào)易買(mǎi)賣(mài)雙方用于聯(lián)系業(yè)務(wù)、溝通商訊、咨詢(xún)答復(fù)的主要途徑和通訊手段，其主要作用在于：(1)索取或傳遞信息;(2)報(bào)盤(pán)或接受報(bào)盤(pán);(3)處理業(yè)務(wù)磋商的各種問(wèn)題。此外，有些信的目的僅僅是提醒收信人知道寫(xiě)信人的存在。然而， 撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函需在一定的原則指導(dǎo)下才能達(dá)到預(yù)期效果，相反，如果違背了既定原則，可能會(huì)給外貿(mào)工作造成意想不到的麻煩。商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作需要遵循許多原則，本文基于筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了歸納總結(jié)，主要從清楚易懂原則、謙恭禮貌原則、簡(jiǎn)潔明了原則和正確完整原則(即“4C” 原則)進(jìn)行敘述，深入闡釋了“4C” 原則在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中的具體運(yùn)用。

　　1 清楚易懂原則(Clearness)

　　在商務(wù)英語(yǔ)信函中，清楚易懂原則是指清楚直接地傳遞寫(xiě)信者所要表達(dá)的信息，避免產(chǎn)生任何可能的誤解而給雙方貿(mào)易帶來(lái)麻煩。清楚的表達(dá)一直是商務(wù)溝通的重要環(huán)節(jié)， 是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作追求的目標(biāo)。如果收信人未能讀懂寫(xiě)作者的意思，無(wú)論信函多么正確，語(yǔ)言多么漂亮，整篇信函都將毫無(wú)意義。甚至一封含糊不清，辭不達(dá)意的信函往往會(huì)引起誤會(huì)，造成貿(mào)易損失。清楚易懂原則的運(yùn)用技巧：

　　1.1 使用簡(jiǎn)短熟悉的常用詞語(yǔ)。在進(jìn)行貿(mào)易溝通時(shí)，無(wú)論是書(shū)面還是口頭溝通都必須選用簡(jiǎn)單并且符合常規(guī)的表達(dá)方式， 避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。

　　1.2 有效地組織句子和段落結(jié)構(gòu)。在寫(xiě)作中，應(yīng)使用嚴(yán)密的文字，簡(jiǎn)單的表達(dá)。寫(xiě)信者的思維邏輯尤其重要，因此，在組織文字的段落上，應(yīng)邏輯縝密，清晰圍繞一個(gè)主題，逐步表達(dá)。句式的選擇上，也應(yīng)選擇簡(jiǎn)單，直接的句式。句子和句子之間以及段落與段落之間，應(yīng)使用必要的連詞或短語(yǔ)使句子連貫，內(nèi)容表達(dá)更為簡(jiǎn)潔，一目了然。試比較：A.

　　Will you please return the enclosed card and arrange a convenient time for an interview? B. At this time I am writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. 很明顯，A 句要比B句表達(dá)清楚得多。

　　1.3 提供充分的事實(shí)、確切的數(shù)字、具體的細(xì)節(jié)等輔助表達(dá)方式。例如，The offer is subject to your reply received by us before May 17. 句中“May 17” 表達(dá)模糊，沒(méi)有具體的時(shí)間。可改為“before 6 p.m. May 17our time.”

　　2 謙恭禮貌原則(Courtesy)

　　禮貌原則不僅僅表現(xiàn)為在語(yǔ)句中刻意加入類(lèi)似“Please” 或“Thanks”等字樣， 它在很大程度上表現(xiàn)為你是否重視對(duì)方觀(guān)點(diǎn)，尊重對(duì)方的愿望和需要。在商務(wù)溝通技巧中，彬彬有禮的商務(wù)信函往往是貿(mào)易雙方最主要、最銳利的武器。在商務(wù)往來(lái)中，難免會(huì)有爭(zhēng)端、摩擦，此時(shí)禮貌的語(yǔ)言就成為化解爭(zhēng)端的的潤(rùn)滑劑。謙恭禮貌原則的運(yùn)用技巧：

　　2.1 始終保持“對(duì)方”的立場(chǎng)( “You”———attitude)。許多人在寫(xiě)作時(shí)習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問(wèn)題。與其他的寫(xiě)作不同，商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果， 不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整，還必須重視對(duì)方的反應(yīng)，只有站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考和處理問(wèn)題，才能獲得滿(mǎn)意的溝通效果。例如：A. We allow you 5% discount for cash payment. B. You can enjoy 5% discount when you pay in cash. 其中B句話(huà)讓對(duì)方對(duì)自己所得的利益一目了然，優(yōu)于A 句。

　　2.2 使用虛擬語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀(guān)點(diǎn)，提出要求。在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中應(yīng)時(shí)刻重視措辭方式， 為了促使公司間的貿(mào)易順利開(kāi)展，要使用婉轉(zhuǎn)、禮貌使對(duì)方更容易接受的語(yǔ)句。例句比較：Please expedite the shipment of our orders as much as possible. 與We shall be much

　　obliged if you will expedite the shipment of our orders as much as possible.前句語(yǔ)氣生硬，對(duì)方很難接受，不利于交易。后句中使用了虛擬語(yǔ)氣和委婉語(yǔ)氣，語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇、禮貌得體，很容易為對(duì)方所接受。

　　2.3 使用技巧性的表達(dá)方式以達(dá)到不贊同對(duì)方意見(jiàn)的目的。當(dāng)貿(mào)易雙方出現(xiàn)不同意見(jiàn)時(shí)或糾紛時(shí)，應(yīng)使用技巧性的語(yǔ)言表達(dá)，先同意對(duì)方的意見(jiàn)，再陳述自己的理由。如此一來(lái)，既考慮到對(duì)方的意見(jiàn)，又能堅(jiān)持自己的原則。如：We thank you for your letter of August 8th , but regret very much being unable to accept your terms of payment.( 感謝貴方8 月8 日來(lái)函，但遺憾的是我們不能夠接受貴方的付款方式。)

　　2.4 及時(shí)回復(fù)收到的每一封商務(wù)信函。作為一種溝通的重要手段，商務(wù)英語(yǔ)信函不僅要注重溝通的效果， 也要注重及時(shí)迅速地作出回復(fù)。因此無(wú)論什么時(shí)候收到信，都要立即回復(fù)以體現(xiàn)禮貌。

　　3 簡(jiǎn)潔明了原則(Conciseness)

　　簡(jiǎn)潔明了原則是商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中的重要原則，也是現(xiàn)代商務(wù)信函的特點(diǎn)。指在不失清楚和禮貌原則基礎(chǔ)上，用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)句表達(dá)最完整的意思，避免冗長(zhǎng)累贅的詞語(yǔ)和句子。簡(jiǎn)潔明了原則的運(yùn)用技巧：

　　3.1 使用縮略語(yǔ)。縮略語(yǔ)是商務(wù)英語(yǔ)詞匯的重要組成部分，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的商務(wù)實(shí)踐過(guò)程形成的。使用縮略語(yǔ)能節(jié)省字，簡(jiǎn)潔明了，在商務(wù)往來(lái)中大量使用�？s略語(yǔ)通常由大寫(xiě)字母表示，如L/C(letter of credit信用證)、B/L(bill of lading 提單)、EAT(estimated arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間)、ASAP(as soon as possible 盡快)等等。

　　3.2 使用短語(yǔ)及非謂語(yǔ)動(dòng)詞等形式代替從句。試比較下面兩句話(huà)：A.We require furniture which is of the new type. B. We require new-typefurniture.顯而易見(jiàn)，B 句話(huà)要比A 句話(huà)簡(jiǎn)潔。

　　3.3 避免多余的詞語(yǔ)， 不必要的重復(fù)和多度的細(xì)節(jié)描述。例如: We have begun to export our machine to countries abroad. 句中，“export”和“countries abroad” 是重復(fù)的�？筛臑閃e have begun to export our machines.

　　4 正確完整原則(Correctness)

　　在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中，正確原則不僅僅指使用正確的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，也指使用得體的語(yǔ)言表達(dá)和傳遞信息的準(zhǔn)確。信函的寫(xiě)作實(shí)際是公司間展示形象的一個(gè)平臺(tái)，從這個(gè)角度去看，信函語(yǔ)言使用的正確與否以及信息傳遞是否完整直接影響著一個(gè)公司的對(duì)外形象。試想，有誰(shuí)會(huì)對(duì)一篇錯(cuò)誤頻出，辭不達(dá)意的的來(lái)信感興趣? 更不用與之進(jìn)行貿(mào)易往來(lái)了。正確完整原則的運(yùn)用技巧：

　　4.1 使用正確的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。用標(biāo)準(zhǔn)的語(yǔ)言和商務(wù)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行恰當(dāng)表達(dá)，使用正確的語(yǔ)法、句法、標(biāo)點(diǎn)和正確無(wú)誤的拼寫(xiě)。商務(wù)信函中如果存在拼寫(xiě)錯(cuò)誤，人稱(chēng)不一致，時(shí)態(tài)誤用、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不符等問(wèn)題，會(huì)大大影響其溝通效果。例如， Neither of the quotations are (is)acceptable. (括號(hào)中為正確表達(dá))。

　　4.2 使用準(zhǔn)確的表達(dá)方式。避免使用有歧義的表達(dá)方式。例如The two first (first two) items are not available. (括號(hào)中為正確表達(dá))。

　　4.3 信息傳遞要完整。在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中，完整地把所要表達(dá)的意思傳遞給對(duì)方是至關(guān)重要的。雙方在收到信函之前對(duì)對(duì)方都是缺乏了解的，他們必須通過(guò)對(duì)方的信函往來(lái)增進(jìn)相互之間的了解。因此在寫(xiě)作時(shí)，通常習(xí)慣性的采取一事一段式，一段一句式原則，即在寫(xiě)作之前先確定到底需要告之對(duì)方幾件事情，然后每一件事各一段，每一段盡量使用一句話(huà)的表達(dá)方式進(jìn)行，以便讓對(duì)方更容易明白你所傳達(dá)的信息。例如下面一封信：

【商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則】相關(guān)文章：

2015年商務(wù)英語(yǔ)BEC寫(xiě)作技巧：信函03-10

商務(wù)英語(yǔ)信函的套話(huà)12-11

商務(wù)英語(yǔ)信函分類(lèi)03-20

商務(wù)英語(yǔ)E-mail寫(xiě)作五原則07-27

商務(wù)英語(yǔ)信函的文體特征及翻譯技巧11-23

英文商務(wù)信函寫(xiě)作格式06-12

商務(wù)英語(yǔ)信函道歉信（精選15篇）04-23

外貿(mào)商務(wù)信函幾個(gè)寫(xiě)作特點(diǎn)12-19

報(bào)關(guān)商務(wù)信函寫(xiě)作要點(diǎn)總結(jié)03-29

商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作12-04