采購及報(bào)銷流程規(guī)定

　　一、目的

　　為了加強(qiáng)公司采購及報(bào)銷業(yè)務(wù)工作的管理，做到有章可循，預(yù)防采購及報(bào)銷過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購及報(bào)銷業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)定。

　　二、范圍

　　本規(guī)定適用于公司所有物品（固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品、節(jié)日慰問品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。

　　三、職責(zé)

　　3.1各部門對(duì)辦公用品或勞務(wù)需求應(yīng)根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬，定期由部門提交《采購申請(qǐng)單》（附件一）于行政部，行政部每月定期匯總各部門的申購內(nèi)容，提交一份《x年x月采購需求申請(qǐng)總表》（附件二）由公司決策層進(jìn)行批復(fù)；對(duì)于已批準(zhǔn)的申購內(nèi)容，財(cái)務(wù)部根據(jù)申購需求撥款或提供采購金額預(yù)算，行政部進(jìn)行協(xié)調(diào)及完成采購。

　　3.1.1行政部在處理采購內(nèi)容時(shí)應(yīng)以資源最優(yōu)化和成本合理化為原則，通過合適的渠道完成采購任務(wù)，如遇特殊情況或任務(wù)，需其他部門或人員參與采購，可于《x年x月采購需求申請(qǐng)總表》（附件二）內(nèi)標(biāo)注。

　　3.1.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)遵從勤儉節(jié)約的原則，妥善處理部門內(nèi)提交的采購需求，對(duì)公司財(cái)產(chǎn)的使用和保存做好監(jiān)督工作；各位員工有義務(wù)妥善保管辦公用品及合理使用消耗類辦公品，避免揮霍與浪費(fèi)。董事長(zhǎng)有權(quán)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計(jì)劃做最終批復(fù)和調(diào)整。

　　3.2采購經(jīng)辦人在采購過程中需負(fù)責(zé)發(fā)票的收集和辦理結(jié)算，并對(duì)發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)；所有票據(jù)齊全后于公司規(guī)定期限內(nèi)向財(cái)務(wù)部提交審核和報(bào)銷。

　　3.3行政部負(fù)責(zé)按照本制度第二條所涉及的內(nèi)容對(duì)所有公司財(cái)產(chǎn)及物品做好登記備案，以及協(xié)調(diào)完成對(duì)各類固定資產(chǎn)的日常維護(hù)和定期檢修。

　　四、采購作業(yè)操作流程

　　4.1物資采購的申請(qǐng)與審批

　　4.1.1各部門根據(jù)工作計(jì)劃、實(shí)際需要以及庫存情況于每月20日前上報(bào)次月的采購計(jì)劃，填寫《采購申請(qǐng)單》（附件一），由部門負(fù)責(zé)人簽字后交由行政部匯總。

　　4.1.2經(jīng)行政部初審后，由行政部填寫《x年x月采購需求申請(qǐng)總表》（附件二），將月度采購計(jì)劃提交公司決策層核準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　4.1.3未列入當(dāng)月采購計(jì)劃或超出計(jì)劃的臨時(shí)采購申請(qǐng)需先向行政部確認(rèn)庫存為零，且對(duì)實(shí)際工作產(chǎn)生即時(shí)影響的情況下，可根據(jù)實(shí)際情況填寫《特殊情況采購申請(qǐng)單》（附件三），由部門負(fù)責(zé)人簽字并與行政部溝通后，提交公司決策層審批，批復(fù)后告知行政部執(zhí)行采買。除不可預(yù)計(jì)的特殊用途外，原則上不受理普通辦公用品的臨時(shí)申請(qǐng)。

　　4.2采購比價(jià)

　　4.2.1行政部在采購前須對(duì)所需采購物品的渠道進(jìn)行了解和多方選擇，根據(jù)《x年x月采購需求申請(qǐng)總表》（附件二）中注明預(yù)算，對(duì)預(yù)采購物品提供至少2家或以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)和聯(lián)系方式，如有需要可聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。

　　4.2.2所有采購及報(bào)銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部物價(jià)審查后方可報(bào)公司決策層簽批，后方可進(jìn)行采購和報(bào)銷。

　　4.3采購實(shí)施及物資驗(yàn)收

　　4.3.1公司的采購及報(bào)銷業(yè)務(wù)統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下自行采購。

　　4.3.2采購物資運(yùn)到本公司時(shí)，先由行政部對(duì)照核對(duì)采購計(jì)劃，經(jīng)確認(rèn)無誤后進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的物資由行政部登記入庫，檢驗(yàn)不合格的物資不得辦理入庫。

　　4.4物資分配

　　4.4.1采購物資分配以收到當(dāng)月各部門申請(qǐng)的先后順序，并根據(jù)實(shí)際采購物資數(shù)量進(jìn)行合理分配。由各部門申請(qǐng)人簽字領(lǐng)取。領(lǐng)取記錄由行政部門負(fù)責(zé)留存?zhèn)洳椤?/p>

　　4.4.2對(duì)庫存物資應(yīng)及時(shí)更新清點(diǎn)，不出現(xiàn)重復(fù)購買或因分配不均而導(dǎo)致的重復(fù)支出。

　　4.4.3對(duì)分配的固定資產(chǎn)需由部門負(fù)責(zé)人簽字驗(yàn)收，行政部門應(yīng)及時(shí)完成公司固定資產(chǎn)的登記備案。

　　五、報(bào)銷

　　5.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，必須索取增值稅發(fā)票；不能取得的，應(yīng)向供應(yīng)商索取普通發(fā)票。行政部應(yīng)避免向不能提供發(fā)票的供應(yīng)商進(jìn)行采購，如遇特殊情況，應(yīng)向供應(yīng)商索要收據(jù)并附帶有供應(yīng)商名稱的付款憑證截圖。

　　5.2在報(bào)銷時(shí)需由行政部提交《x年x月采購入庫單》（附件四），連同有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，并經(jīng)公司決策層批準(zhǔn)后，出納人員方可予以報(bào)銷。

　　5.3財(cái)務(wù)部在對(duì)采購物品報(bào)銷時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購清單及相關(guān)票據(jù)，對(duì)賬目結(jié)算不清、不符合本制度規(guī)定以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的報(bào)銷憑證財(cái)務(wù)部不得辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)。

　　六、責(zé)任

　　6.1不按規(guī)定程序及未經(jīng)審批采購的，由行政部或請(qǐng)購部門人員自行負(fù)責(zé)處理；已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由相關(guān)人員承擔(dān)全部責(zé)任及賠償。

　　6.2經(jīng)審批的采購計(jì)劃和申請(qǐng)，行政部應(yīng)在采購期限內(nèi)采購到位，因非人為原因未能采購到位的部分應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通解決方案。

　　6.3經(jīng)查實(shí)為未經(jīng)比價(jià)導(dǎo)致采購價(jià)格明顯高于正常采購渠道價(jià)格的情況（除有正當(dāng)理由解釋外），價(jià)格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，從中謀取私利；經(jīng)查實(shí)后由采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失并接受公司處分。

　　6.4物品使用部門必須依據(jù)實(shí)際需要，填寫《采購申請(qǐng)單》（附件一）。因填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請(qǐng)購物資必要信息的，行政部有權(quán)拒絕采購。采購計(jì)劃及申請(qǐng)必須由請(qǐng)購部門指定專人提交行政部審批。對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購計(jì)劃，造成本公司流動(dòng)資金使用浪費(fèi)的，依照采購物品實(shí)際價(jià)值的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。

　　6.5財(cái)務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對(duì)審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時(shí)向公司決策層匯報(bào)采購有關(guān)事實(shí)，并造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。

　　6.6行政部必須對(duì)所有運(yùn)抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時(shí)，必須及時(shí)報(bào)告公司決策層進(jìn)行處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗(yàn)收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。

　　6.7行政部對(duì)驗(yàn)收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對(duì)入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司決策層報(bào)告，同時(shí)妥善保管該批采購物品等待處理。對(duì)庫存管理工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計(jì)劃采購或不合格物資入庫的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。

　　七、本規(guī)定自生效之日起執(zhí)行，原制度（“辦公用品采購及發(fā)放管理制度”）即行廢止。

　　八、本規(guī)定經(jīng)公司股東會(huì)議通過并經(jīng)董事長(zhǎng)簽批之日起生效。

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