商務(wù)英語信函特點(diǎn)

　　引導(dǎo)語：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語信函已成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動(dòng)中最常用也最有效的通訊手段之一。但是商務(wù)英語信函到底有什么特點(diǎn)?下面就由YJBYS的小編帶大家一起了解商務(wù)英語信函的特點(diǎn)。希望能為大家?guī)�來幫助�?/p>

　　摘 要: 英國論文隨著時(shí)代的發(fā)展, 使用簡潔通俗的語言已成為現(xiàn)代商務(wù)英語, 尤其是商務(wù)英語信函的突出特點(diǎn)。本文從這一特點(diǎn)形成的根源簡易英語運(yùn)動(dòng)出發(fā), 分析了簡易英語的定義, 遵循的原則, 最后在此基礎(chǔ)上通過大量例證的對(duì)照比較, 總結(jié)了簡易英語趨勢(shì)在現(xiàn)代商務(wù)交際中的體現(xiàn)。

　　商務(wù)英語和法律英語一樣, 通常被認(rèn)為是充斥著技術(shù)性術(shù)語和詰屈聱牙語句的典型書面語。不可否認(rèn), 很長時(shí)間以來, 商務(wù)文書給人的印象確實(shí)如此。然而隨著時(shí)代的發(fā)展, 這種情況已得到極大的改觀, 商務(wù)交際用語漸趨簡明易懂。使用簡潔通俗的語言已成為現(xiàn)代商務(wù)英語的突出特點(diǎn)。我們可以比較一下下面的兩句商務(wù)信函中的用語:

　　1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD××× for which we thankyou. 2. We inform you that we have received your L/C forUSD×××. 可以看出, 這兩句表達(dá)的意思完全相同, 但是第一句使用了 beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定語從句 for which we thank you等表達(dá)極為繁雜的用語, 而第二句用語簡潔明快, 但是它所包含的信息量較第一句而言沒有絲毫的減少�，F(xiàn)代商務(wù)英語正是提倡使用簡單詞語( plain words) , 而不用復(fù)雜的語句 ( complicated words) , 尤其是那些繁復(fù)老套的用語, 即我們所說的陳詞濫調(diào)( cliché)�，F(xiàn)代商務(wù)英語的這一顯著特點(diǎn), 其實(shí)與這些年來在英美等國出現(xiàn)的英語簡化趨勢(shì), 尤其是在美國大張旗鼓推行的簡易英語運(yùn)動(dòng)( Plain English Movement)有直接的聯(lián)系。這一運(yùn)動(dòng)要求革除商業(yè)契約上的繁文縟節(jié), 簡化法律用語, 從而起到方便民眾, 減 少因繁復(fù)用語而引起不必要爭端的作用。1978 年 3 月 24 日, 當(dāng)時(shí)的美國總統(tǒng)卡特更是簽署了第 12044 號(hào)行政命令, 要求聯(lián)邦政府各部切實(shí)保證頒布的每項(xiàng)法令必須以簡單易懂的英語撰寫, 以便須依照有關(guān)法令辦事的人都能看懂。這一法令理所當(dāng)然受到普通老百姓的歡迎, 而簡易英語運(yùn)動(dòng)在這一法令的推動(dòng)之下也得到了更為蓬勃的開展[1]。

　　一、 什么是“ 簡易英語”

　　所謂簡易英語( Plain English) , 美國學(xué)者考特蘭?博維(Courtland Bovèe)和約翰?席爾( John Thill)認(rèn)為簡易英語是用簡易的文字和結(jié)構(gòu)寫成的語句, 讀者都能看懂, 很接近于我們的口語

　　[2]�？梢�, “ 簡易英語” 是指書面表達(dá)中使用清晰正確的英語簡明扼要而有效地傳遞信息。“ 簡易英語” 并不幼稚, 也并非過分簡單化的英語。“ 簡易英語” 重視信息的傳遞。它并不堆積詞藻, 而且不會(huì)不必要地使用行話、 術(shù)語等難懂的表達(dá)。換句話說,“ 簡易英語”徹底拋棄了繁文贅語和讓人無所適從的表達(dá)。用“ 簡易英語” 書寫的文件是為了讓人們讀懂, 因此所用的詞語都是讀者能夠理解的。只要讀者能夠理解, “ 簡易英語” 用到技術(shù)性較強(qiáng)的專業(yè)術(shù)語也并非不可。比如,一篇醫(yī)學(xué)學(xué)報(bào)上的論文面向的是醫(yī)學(xué)專家, 使用專業(yè)術(shù)語是可以的, 因?yàn)檫@些讀者能夠理解。只要表達(dá)恰當(dāng), 這篇論文的語言仍然可被稱為“ 簡易英語”。當(dāng)然, 如果這篇文章是出現(xiàn)在面向公眾的通俗雜志上, 那么再包含很多專業(yè)術(shù)語就很可能出現(xiàn)普通讀者無法理解的狀況。這個(gè)時(shí)候, 只有使用普通大眾能夠理解的字眼那它才是“ 簡易英語”。我們應(yīng)該看到非常復(fù)雜的概念也是可以用“ 簡易英語” 加以解釋的。許多法律文書, 比如合同和法令, 用“ 簡易英語” 改寫后仍然能做到表達(dá)精確無誤。

　　二、“ 簡易英語” 所遵循的原則

　　“ 簡易英語” 最重要的原則就是讀者為先。即為讀者著想, 考慮讀者的需求。要“ 簡易” , 就得好好考慮如下的問題:讀者需要知道些什么? 他們對(duì)這個(gè)問題的理解程度如何? 怎樣才能更好地把意思組織起來以便讀者更好地理解? 要想有效傳遞你的信息, 首要的是要清楚什么樣的人會(huì)閱讀你寫的東西。具體來講, “ 簡易英語” 遵循如下的原則:

　　(一)寫作前做好規(guī)劃 起草文書之前, 首先得明確自己的寫作目的。 讀者是誰? 他們對(duì)于所涉及的話題是非常了解, 了解一點(diǎn)還是一無所知? 他們想知道些什么? 找到這些問題的答案, 做到心中有數(shù)。一旦知道了讀者是誰, 就應(yīng)該盡可能從他們的角度來看問題, 來表達(dá)

　　問題, 而不要從自己或是公司的角度出發(fā)。表達(dá)時(shí)要直截了當(dāng), 就像是在和讀者當(dāng)面交談一樣。多用“ we” 和“ you” , 這要比用“ the department/ bank/council” 和“ the client/ customer/ ratepayer” 平易近人得多。

　　(二)使用讀者能懂的詞 如果面向普通讀者群, 簡易英語中不會(huì)使用艱深難懂的字眼, 不會(huì)使用技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)術(shù)語, 因?yàn)檫@樣讀者很有可能理解不了。如果確實(shí)有必要讓讀者了解某個(gè)術(shù)語, 那是一定會(huì)加以解釋的。簡易英語中不會(huì)出現(xiàn)“ heretofore” , “ herein” 和“ aforementioned” 等文縐縐的字眼。簡易英語多使用明白曉暢的日常表達(dá), 它更易理解,也更平易近人。當(dāng)然, 簡易英語并非簡單地將難懂的單詞替換為好懂的字眼, 但是如果你用與人直接交談的方式來寫作就已經(jīng)是一個(gè)很好的開端了。例如, 將 I refer toyour letter of 7 May. 改寫為 Thank you for your letter of 7May.這便是 Plain English。再如, prior to and following 換用 before and after, 這也是簡易英語的體現(xiàn)。

　　(三)多用短句和簡短的段落簡易英語多用短句, 一句話中通常只包含一至兩個(gè)意思, 如果需要解釋一個(gè)術(shù)語或是闡述某個(gè)觀點(diǎn), 通常會(huì)另起一句單獨(dú)解釋。

　　但是, 簡易英語不會(huì)單純?yōu)榱诉_(dá)到簡潔的目的而犧牲文字的清楚性。 短句并不一定就能將意思表達(dá)清楚。 有時(shí)為了講清楚某個(gè)意思你必須得用更多的詞語。某些規(guī)則講一句話只能包含多少字, 我們不能機(jī)械地盲從如此的規(guī)則。我們首要的指導(dǎo)原則還是要將意思表達(dá)清楚。其次, 在簡易英語中, 通常是把思想用簡短的段落組織起來, 而且每一段都有一個(gè)中心思想。這樣的文章比長篇大論易懂得多。

　　(四)多用主動(dòng)語態(tài), 少用被動(dòng)語態(tài)

　　在以前, 人們草擬各種文書時(shí)總是被動(dòng)語態(tài)用得多。例如: Applications will be processed within two weeks. 在這句話中, 我們并不清楚動(dòng)作由誰發(fā)出。此外, 讀者對(duì)于“ processed” 一詞的含義也有可能不太明白。 現(xiàn)在隨著簡易英語運(yùn)動(dòng)的進(jìn)行, 同樣的一句就會(huì)換用主動(dòng)語態(tài), 從而意思表達(dá)就直接得多:We will reply to your application withintwo weeks. 這樣讀者就清楚了動(dòng)作由誰發(fā)出, 會(huì)得到什么:兩星期后得到答復(fù)。

　　(五)少用大寫字母

　　大寫字母不能濫用，而且使用大寫字母會(huì)使你的文字少很多親切感。過去在有些商務(wù)文書中總是存在過度使用大寫字母的趨勢(shì)。例如, 在一些政府文件或公告中會(huì)有這樣的文字:When the Department issued its Annual Report,the Minister tabled it in the Federal Parliament. 考慮到公眾的接受程度, 現(xiàn)在符合潮流的寫法是去除那些不必要的大寫字母, 像這樣:When the department issued its annualreport, the minister tabled it in the federal parliament[3].這樣公眾更能接受, 因?yàn)樗�不再那么高高在上�?面目可憎。

　　(六)語義不能模棱兩可寫作時(shí)要注意不能寫出有歧義的句子, 這樣會(huì)妨礙讀者的理解, 這也是簡易英語重要的一條原則。倫敦地鐵里曾經(jīng)有這樣一個(gè)告示: Dogs must be carried at all times.給人的感覺是每個(gè)乘地鐵的人都必須牽條狗。但它的本意是說如果乘客帶狗的話必須隨時(shí)牽著不能放手[4]。雖然用詞簡單, 但整句話令人費(fèi)解, 已經(jīng)不是 Plain English 了。當(dāng)然, 簡易英語并不僅僅是遣詞造句的問題。文本的設(shè)計(jì)同樣重要。如果文本的布局很凌亂, 字體很小, 或者文字的顏色不醒目, 那么即使內(nèi)容很清楚讀者還是有可能在理解時(shí)碰到困難。所以這些問題在所謂的實(shí)用英語寫作( practical writing)中都應(yīng)該仔細(xì)考慮。

　　三、 “ 簡易英語” 在現(xiàn)代商務(wù)英語中的體現(xiàn)簡易英語在現(xiàn)代生活中是無處不在的。

　　很多人都聽說過有用簡易英語擬就的保單和政府報(bào)告, 但簡易英語并不僅僅出現(xiàn)在官方文書中, 任何組織或機(jī)構(gòu)為了和公眾以及它們的內(nèi)部員工溝通, 都需要用到簡易英語。簡易英語的使用隨著簡易英語運(yùn)動(dòng)的蓬勃開展以及政府的提倡, 已經(jīng)滲透進(jìn)商務(wù)交際(Business Communication) 的方方面面, 大到法律文契、 保單、 標(biāo)書、 年報(bào)、 政府部門和銀行等其它組織的往來信函, 小到各類帳單、 通知、 航班及公共交通時(shí)刻表等, 都出現(xiàn)了簡易英語的身影。簡易英語在現(xiàn)代商務(wù)英語中有如下體現(xiàn), 我們用實(shí)例詳細(xì)加以說明:

　　(一)現(xiàn)代商務(wù)英語, 尤其是商務(wù)信函中, 通常會(huì)略去不必要的冗言贅語。商務(wù)業(yè)務(wù)中講求的是時(shí)間和效率, 正所謂 Time is money, 因此簡單地表達(dá)內(nèi)容和適度地把握分寸就非常重要。請(qǐng)看以下例句:We are compelled to ex-press our surprise and disappointment at finding the goodscontained in your last shipment not up to the agreed stan-dards.在此句中, 劃線的部分其實(shí)都大可不必, 若改寫為:We are surprised that your last delivery does not match upwith the standards.則要簡潔許多。此外, 為了達(dá)到簡潔的目的, 除了表示強(qiáng)調(diào)的重復(fù), 商務(wù)信函中還會(huì)避免使用反復(fù)累贅的用語, 試比較(括號(hào)外為簡明用語, 括號(hào)內(nèi)為累贅用語) : annually ( for the period of a year) , during 2002( during the year of 2002) , separately( under separate cover) ,for $ 200( for the price of $ 200)。很顯然, 括號(hào)內(nèi)的用語與當(dāng)今英語簡易化的趨勢(shì)和商務(wù)英語精干簡練的表達(dá)風(fēng)格不相適應(yīng)。 當(dāng)然, 以下的表達(dá)尤其應(yīng)當(dāng)避免使用: adequateenough, grateful thanks, and moreover, combined together,past history, filled to the top, true facts, final completion, usu-al customs 等等。

　　(二)現(xiàn)代商務(wù)英語和傳統(tǒng)的商務(wù)英語不同, 為了滿足時(shí)代的需要, 滿足現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)高 效率和低消耗的需要,它已開始采用近似于口語化的語言。這是現(xiàn)代商務(wù)英語中極其值得重視的一點(diǎn), 它與上文提到的“ 簡易英語” 的第二條原則是相吻合的。具體來講, 就是現(xiàn)代商務(wù)英語,尤其是商務(wù)書信往來中, 人們趨向于使用短小精悍、 更為人熟悉和口語化的用語及表達(dá)方式。經(jīng)過筆者的總結(jié), 有以下幾點(diǎn)(例子中括號(hào)外為現(xiàn)在常用的簡明用語, 括號(hào)內(nèi)為以往的用語) :

　　1. 使用短小精悍的單詞, 避免使用較長而又過于書面化的單詞。有人認(rèn)為不寫一些罕見的詞便不足以表達(dá)寫作者的水平, 因此明明可以用 prefer, consider 或 decide來表達(dá), 卻用 to express a preference for, to give considera-tion to 或 to arrive at a decision 來代替。 這是一種錯(cuò)誤的想法,不應(yīng)提倡,我們寫的每一封信都有它的一定目的,如果我們的書信和文件要使閱讀者看了兩三遍以后才能明白, 那么應(yīng)該說這份文書的質(zhì)量就有問題。我們應(yīng)該考慮讀者的文化水平和閱歷知識(shí),所用詞語應(yīng)控制在讀者的詞匯量范圍內(nèi), 例如: fire ( conflagration) , penalty( disincen-tive) , alike( homologous) , change(metamorphosis) , through-out ( pervasively) , widespread ( ubiquitous) , quick ( expedi-tious) , first ( foremost) , sweat ( perspiration) , after ( subse-quent) , large ( substantial) , issue ( promulgate) , house ( domi-cile) , use( utilize) , show( disclose)。

　　2. 商務(wù)英語中術(shù)語的使用是必不可少的, 但是在現(xiàn)代商務(wù)英語中, 我們應(yīng)不再使用技術(shù)性過強(qiáng)的詞匯和一些過去常用的外來語, 以達(dá)到簡明易懂的目的, 例如: dan-ger ( peril) , arrangement ( format) , develop ( generate) , daily( per diem) , passage in and out ( ingress and egress) , well ac-quainted( au fait) , among other things( inter alia) , the presentposition( status quo)[5], in good faith( bona fide)。

　　3.使用簡單的趨于口語化的表達(dá)方式, 避免使用復(fù)雜的商務(wù)固定用語:We can deliver (We are in a position todeliver) , If you decide to?( If you come to a decision) , dur-ing( in the course of) , concerning( on the question of) , before( prior to) , if ( in the event of) , according to( as per) , We en-close ( Enclosed please find) , of today ( of even date) , by( per) , Please tell us ( Please be good enough to advise us) ,you ( your good selves) , your letter ( your favor) , separately( under separate cover) , We received your letter (We ac-knowledge receipt of your letter)[6], Thank you for your letter(We acknowledge with thanks for your letter)[6], We write toinform you(We beg to inform you) , a long time( a long peri-od of time) , now ( at the present time) , because ( due to thefact that) , about(with regard to) , even though( in spite of thefact that) , as you requested ( in accordance with your re-quest) , soon( in the near future) , allow/enable ( afford an op-portunity) , please note ( attention is required) , normally/e-qually( other things being equal)。

　　　參考文獻(xiàn):

　　[ 1]鄔孝煜. 研究簡易英語運(yùn)動(dòng), 探討商務(wù)英語教學(xué)[ J ] . 國際商務(wù)研究, 1999, ( 3) : 56- 59.

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　　[ 6] 胡敏, 陳彩霞譯. 涉外秘書全書[M ] . 北京: 中信出版社,1998: 238.

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