- 相關(guān)推薦
電子檔案的定義及其特點(diǎn)
電子信息的檔案化管理是把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，形成用應(yīng)用無(wú)關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。下面是小編給大家整理的電子檔案的定義簡(jiǎn)介，希望能幫到大家!
電子檔案的定義
電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。
電子檔案的要點(diǎn)
1、應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。
2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實(shí)體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件)，檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件)，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)(從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件)等。
3、具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書(shū))，必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀(jì)錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。
4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過(guò)一個(gè)歸檔過(guò)程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個(gè)過(guò)程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)(電子封面)。
5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。
電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案優(yōu)勢(shì)
1、信息的非人工識(shí)讀性；
2、信息存儲(chǔ)的高密度性；
3、信息與載體之間的可分離性；
4、多種信息媒體的繼承性；
5、系統(tǒng)依賴性。
電子文件分類
1、文本文件；
2、命令文件；
3、圖像文件；
4、數(shù)據(jù)文件。
電子檔案管理信息化平臺(tái)
檔案管理信息化平臺(tái)的目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。
紙質(zhì)檔案的信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。
電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，形成用應(yīng)用無(wú)關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。
為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：
統(tǒng)一電子檔案入口。
能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同介質(zhì)、不同類別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。
對(duì)采集的電子資料“件”進(jìn)行統(tǒng)一管理。
根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢等操作。
系統(tǒng)應(yīng)提供對(duì)檔案流程的管理。
使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。用戶可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿足流程變化時(shí)，操作人員能夠自行通過(guò)平臺(tái)新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時(shí)滿足各類業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。
支持新的業(yè)務(wù)加載。
先期以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)(如公文檔案)，實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺(tái)上，對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行管理。該平臺(tái)應(yīng)支持新類別檔案的業(yè)務(wù)加載，使業(yè)務(wù)人員能夠僅使用平臺(tái)提供的工具，就可以實(shí)現(xiàn)其它業(yè)務(wù)電子檔案(如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等)的添加及修改。
實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。
一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過(guò)數(shù)字證書(shū)、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過(guò)程、整理、歸檔過(guò)程、保管和利用過(guò)程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行訪問(wèn)控制。
實(shí)現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。
系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級(jí)管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。
電子文件作為一種數(shù)字化的信息記錄形式，具有區(qū)別于紙質(zhì)檔案的明顯特征。具體表現(xiàn)為：
1.可復(fù)制性。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。而電子檔案則是對(duì)傳統(tǒng)檔案觀念的挑戰(zhàn)，其可不斷的復(fù)制性，是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案最重要的特征之一。它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一載體，可以從這臺(tái)計(jì)算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。
2.操作方便。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。
3.對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。電子檔案的生成是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，電子檔案既看不見(jiàn)也摸不著。
4.實(shí)現(xiàn)資源共享。在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，不需要像紙質(zhì)文件那樣對(duì)其進(jìn)行分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。
5.方便快捷。一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。
6.節(jié)約存儲(chǔ)空間。無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間本身就是一對(duì)矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件就顯得笨重了。
【電子檔案的定義及其特點(diǎn)】相關(guān)文章：
光的反射定義及其分類01-27
電能的定義及其形式有什么01-26
電容的定義及其單位是什么01-27
多邊形的定義及其定理01-26
壓強(qiáng)的意義是什么及其定義01-26
化學(xué)上鹽的定義及其制備分類01-27