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協(xié)會(huì)表彰大會(huì)策劃書(shū)
一 活動(dòng)背景
在這個(gè)充滿(mǎn)希望的時(shí)節(jié)，學(xué)長(zhǎng)學(xué)姐即將把重任交給我們。他們對(duì)協(xié)會(huì)的付出我們看在眼里，他們永遠(yuǎn)是我們的驕傲。同時(shí)我們也深感責(zé)任重大，我們將承擔(dān)使命繼續(xù)為協(xié)會(huì)的發(fā)展奉獻(xiàn)力量。
二 活動(dòng)主題
團(tuán)結(jié)協(xié)作，展望未來(lái)
三 活動(dòng)目的
肯定學(xué)長(zhǎng)學(xué)姐一年多以來(lái)的工作，為優(yōu)秀工作者頒發(fā)證書(shū)，進(jìn)行工作的交接。
四 活動(dòng)時(shí)間 2015年5月17日下午3:00-5:00
五 活動(dòng)地點(diǎn) 待定
六 活動(dòng)負(fù)責(zé)人
七 活動(dòng)對(duì)象
校團(tuán)委老師，社團(tuán)指導(dǎo)老師、社團(tuán)聯(lián)合總會(huì)代表、校內(nèi)外兄弟社團(tuán)代表，協(xié)會(huì)歷屆老干部（協(xié)會(huì)歷屆會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)和協(xié)會(huì)歷屆干部），現(xiàn)任協(xié)會(huì)干部、候選干部、全體青協(xié)會(huì)員。
八 組織機(jī)構(gòu)：
主辦單位：廣西大學(xué)學(xué)生青年志愿者協(xié)會(huì)
指導(dǎo)單位：共青團(tuán)廣西大學(xué)委員會(huì)
廣西大學(xué)學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合總會(huì)
九 活動(dòng)流程
前期準(zhǔn)備
綜合協(xié)調(diào)組：
1、做好兩個(gè)活動(dòng)的活動(dòng)申請(qǐng)（總會(huì)），申請(qǐng)活動(dòng)所需要的教室，場(chǎng)地。
2、做好活動(dòng)預(yù)算并收集發(fā)票。
3、協(xié)調(diào)各籌備組活動(dòng)準(zhǔn)備情況，了解每一個(gè)小組，他們的落實(shí)情況，甚至每天的工作完成情況，及時(shí)向總指揮匯報(bào)。
4、協(xié)調(diào)競(jìng)選現(xiàn)場(chǎng)，各種機(jī)動(dòng)，要求綜合協(xié)調(diào)組組長(zhǎng)能充分了解兩個(gè)活動(dòng)的流程，能及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)情況。
5、編寫(xiě)策劃和活動(dòng)總結(jié)、安排活動(dòng)流程。
聯(lián)絡(luò)接待組：
1、邀請(qǐng)校團(tuán)委老師，指導(dǎo)老師，精品活動(dòng)嘉賓，校內(nèi)外兄弟社團(tuán)以及協(xié)會(huì)老干部。老師跟外校嘉賓要發(fā)放邀請(qǐng)函，校內(nèi)兄弟社團(tuán)短信通知，協(xié)會(huì)老干部務(wù)必通知到位，特別是第九屆干部。 5.1放假后邀請(qǐng)老師（做好邀請(qǐng)函
后顏純海發(fā)），待活動(dòng)場(chǎng)地時(shí)間確定后即刻發(fā)校外兄弟社團(tuán)的邀請(qǐng)函（外聯(lián)部有名單，聯(lián)系外聯(lián)部負(fù)責(zé)），校內(nèi)的可5.1后短信通知（公關(guān)部），精品活動(dòng)嘉賓可聯(lián)系各個(gè)精品活動(dòng)負(fù)責(zé)人，讓他們自行邀請(qǐng)） 通知各部門(mén)他們的老干部叫他們自己通知，并落實(shí)哪位嘉賓能到。
2、禮儀的安排與培訓(xùn)，需要4-6個(gè)禮儀，上午不用禮儀，接待、頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)要用到，
3、主持人的選取及串詞準(zhǔn)備。換屆大會(huì)主持人一男一女，推薦用主持人大賽冠亞軍，此次大會(huì)異常重要，主持人培訓(xùn)務(wù)必到位。 4、接待外校嘉賓，正大門(mén)接待。 5、在晚會(huì)期間給嘉賓和觀眾送水。
7、引導(dǎo)校內(nèi)外兄弟社團(tuán)代表、會(huì)員就坐。
宣傳組：
1、待場(chǎng)地、時(shí)間確定后，發(fā)通知條通知我們的會(huì)員會(huì)長(zhǎng)選舉跟協(xié)會(huì)換屆的情況，讓大家前來(lái)捧場(chǎng)。
2、制作宣傳海報(bào)（東西校園各一張），只負(fù)責(zé)制作，粘貼，擺放，后勤組負(fù)責(zé)。（宣傳部 ）
3、通過(guò)雨無(wú)聲、空谷、社團(tuán)人之家網(wǎng)站，以及協(xié)會(huì)QQ、微博等平臺(tái)加大網(wǎng)絡(luò)宣傳力度。（宣傳部）
4、聯(lián)系媒體進(jìn)行相關(guān)報(bào)道。（宣傳部的記者小組） 5、制作協(xié)會(huì)一年足跡的視頻,5mins左右。（宣傳部） 6、負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的電腦控制，技術(shù)問(wèn)題，播放PPT. 會(huì)務(wù)組：
1、各部門(mén)、服務(wù)隊(duì)推選出協(xié)會(huì)優(yōu)秀干部（每個(gè)部門(mén)、服務(wù)隊(duì)一人，從現(xiàn)任干部中選擇）、積極工作者（每個(gè)部門(mén)、服務(wù)隊(duì)3-5人，從干事中選擇）；各個(gè)精品活動(dòng)負(fù)責(zé)人推選出協(xié)會(huì)優(yōu)秀會(huì)員（每個(gè)精品活動(dòng)2-3人）、協(xié)會(huì)棠委評(píng)出最佳部門(mén)（從7個(gè)部門(mén)、兩個(gè)服務(wù)隊(duì)中選出一個(gè)，由協(xié)會(huì)棠委會(huì)給出頒獎(jiǎng)詞 5月7號(hào)前）。
2、制作現(xiàn)任理事會(huì)（副會(huì)長(zhǎng)、部長(zhǎng)、服務(wù)隊(duì)長(zhǎng)）聘書(shū)，以及優(yōu)秀干部、優(yōu)秀部門(mén)、積極工作者、優(yōu)秀會(huì)員獎(jiǎng)狀，并拿到總會(huì)蓋章，并在會(huì)議當(dāng)天負(fù)責(zé)安排獲獎(jiǎng)代表領(lǐng)獎(jiǎng)。
3、制作大會(huì)所需的PPT，音響的調(diào)控，播放PPT。（宣傳部 5月9號(hào)） 4、選擇時(shí)間、通知與會(huì)相關(guān)人員進(jìn)行彩排。 5、準(zhǔn)備會(huì)旗、協(xié)會(huì)公章、家譜，以便交接。
6、聯(lián)系技訓(xùn)部，為符合條件的會(huì)員辦理中國(guó)志愿者證，并安排、通知相關(guān)人員現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)獎(jiǎng)。
7、宣誓的時(shí)候，負(fù)責(zé)找領(lǐng)誓人，與宣傳部確定誓詞。 后勤組：
1、物資的準(zhǔn)備，道具方面的運(yùn)送。
2、維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序。
3、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)簽到，打印簽到表。
4、打印臺(tái)卡，與聯(lián)絡(luò)接待組的人協(xié)調(diào)，落實(shí)能來(lái)的嘉賓后打印臺(tái)卡。
5、宣傳組海報(bào)做出來(lái)之后，負(fù)責(zé)粘貼。擺放。
6、活動(dòng)結(jié)束組織收拾場(chǎng)地。
7、制作橫幅 “廣西大學(xué)學(xué)生青年志愿者協(xié)會(huì)第十屆換屆大會(huì)”（外聯(lián)部 ） 需要準(zhǔn)備的物資:
（后勤組負(fù)責(zé)相關(guān)物資的準(zhǔn)備，下面為簡(jiǎn)單的舉例，還有很多需要的東西，建議
活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)：
14:40 各工作人員報(bào)到并按照分工進(jìn)行活動(dòng)準(zhǔn)備，開(kāi)始簽到； 15:00 主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹到場(chǎng)嘉賓；（5mins） 15:05 現(xiàn)場(chǎng)觀看青協(xié)一年的發(fā)展歷程（10mins） 15:15 嘉賓致辭；（5mins）
15:20 現(xiàn)任會(huì)長(zhǎng)做一年工作報(bào)告；（15mins）
15:35 由青協(xié)第十屆會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、社團(tuán)總會(huì)代表頒發(fā)青協(xié)第十一屆理事
會(huì)聘書(shū).（5mins)
15:40 由現(xiàn)任會(huì)長(zhǎng)頒發(fā)優(yōu)秀部門(mén)獎(jiǎng)，頒獎(jiǎng)后，現(xiàn)任副會(huì)宣讀頒獎(jiǎng)詞(5mins) 15:45 由協(xié)會(huì)老會(huì)長(zhǎng)頒發(fā)中國(guó)志愿者證書(shū)(主持人介紹中國(guó)志愿者
證)(10mins)
16:55 由現(xiàn)任副會(huì)長(zhǎng)、協(xié)會(huì)老干部代表對(duì)學(xué)生社團(tuán)積極工作者、優(yōu)秀學(xué)生
社團(tuán)干部及協(xié)會(huì)優(yōu)秀干部、積極工作者和優(yōu)秀會(huì)員頒獎(jiǎng)；(5mins)
16:00 節(jié)目表演（手語(yǔ)歌）(5mins)
16:05 現(xiàn)任會(huì)長(zhǎng)宣布新任干部名單；(5mins)
16:10 會(huì)旗、協(xié)會(huì)公章、家譜交接儀式；(5mins) 16:15 青協(xié)第十二屆新任會(huì)長(zhǎng)做任職宣言；(10mins) 16:25 全體宣誓(5mins)
16:30 主持人發(fā)言感謝與會(huì)人員的參與并祝愿青協(xié)越來(lái)越美好；合影留念。 后期安排 1 收拾會(huì)場(chǎng)
2 對(duì)活動(dòng)的照片上傳 3 活動(dòng)總結(jié)與報(bào)賬 十 注意事項(xiàng)
1、現(xiàn)任以及候任的會(huì)長(zhǎng)，注意會(huì)議開(kāi)始前迎接嘉賓老師，現(xiàn)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作應(yīng)該交給專(zhuān)人負(fù)責(zé)，設(shè)立現(xiàn)場(chǎng)總協(xié)調(diào)人，他務(wù)必清楚整個(gè)會(huì)議的全部流程，具備一定的應(yīng)變處理能力。（初步建議候任副會(huì)擔(dān)任總協(xié)調(diào)人） 2、務(wù)必安排幾次彩排，主持稿必須經(jīng)過(guò)總負(fù)責(zé)審核。 3、與會(huì)工作人員按要求著會(huì)服，戴工作證件或會(huì)徽。
4、介紹嘉賓順序，會(huì)議開(kāi)始前10分鐘，主持人必須再次確認(rèn)介紹順序，不得隨便更改。
5、與會(huì)人員務(wù)必遵守會(huì)場(chǎng)秩序。
6、禮儀頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，會(huì)議開(kāi)始之前必須要走過(guò)一次場(chǎng)。
7、頒獎(jiǎng)順序、頒獎(jiǎng)嘉賓的確定，開(kāi)會(huì)之前一定要再次確認(rèn)，任何人不能隨便更改。
8、本次換屆大會(huì)無(wú)特殊情況，任何人現(xiàn)場(chǎng)不能隨意發(fā)布信息。
9、主持人必須經(jīng)過(guò)培訓(xùn)。
十一 經(jīng)費(fèi)預(yù)算
通知條 邀請(qǐng)函 礦泉水 桶裝水 杯子 簽到表 簽到筆 宣傳海報(bào) 聘書(shū) 獎(jiǎng)狀 氣球、彩帶 橫幅 臺(tái)卡
十二 應(yīng)急方案
1 話(huà)筒壞掉，所以事先要多準(zhǔn)備一個(gè)話(huà)筒 2 若由于下雨等原因，很多校外嘉賓未能及時(shí)趕到會(huì)場(chǎng)，則可以適當(dāng)推遲開(kāi)會(huì)時(shí)間
廣西大學(xué)學(xué)生青年志愿者協(xié)會(huì)
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