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物業(yè)公司例會管理制度
1、目的：
為進一步規(guī)范公司會議管理,做好上情下達和下情上報工作,實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞,提升公司運營水平,確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實,特制訂本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司內(nèi)部會議管理。
(各項目內(nèi)部會議管理規(guī)范由項目自定,報總經(jīng)辦審批后執(zhí)行)
3、管理權(quán)責(zé)：
3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3.2 會議提擬人或主辦職能部門負(fù)責(zé)會議的組織工作,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
4、會議分類：
備注:如公司會議需提前或延遲等特殊情況,總辦將提前通知。
5.會議要求:
5.1、做好會議記錄。公司會議記錄要做到專人記錄和管理,會議記錄人負(fù)責(zé)會議議定事項的督辦和催辦,并將督辦和催辦情況報告會議主持人。(來自#url#)必要時應(yīng)按照會議主持人的要求形成會議紀(jì)要,以使大家共同遵照執(zhí)行。每月底總經(jīng)辦檢查會議記錄及落實情況,并作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)。職能部門專題會議也要指定人員做好會議記錄,用以備忘。
5.2、講究會議質(zhì)量。各類會議主持人會前應(yīng)與參會人員充分溝通,做到心中有數(shù)。對議而不決的事項提出解決的原則與方法,并對此負(fù)責(zé)。各類會議力求精干高效用數(shù)據(jù)說話,部署的工作做沒做,做到什么程度,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復(fù),防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。
5.3、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施,與會負(fù)責(zé)人要按照落實要求,層層進行傳達貫徹,務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做,對經(jīng)常性工作要作用制度的形式確定下來,力求使每次會議都有具體的成果。
5.4、嚴(yán)格會議紀(jì)律。會議管理是保證會議質(zhì)量的一項措施。與會人員應(yīng)有機的安排工作,認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務(wù)需要請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為履行職責(zé)。
6、管理內(nèi)容:
6.1 會議計劃與統(tǒng)籌
6.1.1 每月28日前,總經(jīng)辦應(yīng)與各項目協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的項目例會,統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后,匯同公司例會編制《月度會議計劃》,于月底前發(fā)放至各項目/職能部門負(fù)責(zé)人。
6.1.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的項目例會,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時例會時,項目應(yīng)提前2天報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。
6.1.3 會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為:公司例會、公司臨時會議、項目例會、項目臨時會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
6.2 會議準(zhǔn)備
6.2.1 會議通知遵照以下規(guī)定:
1 、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調(diào)整的,不再另行通知,由各項目按計劃表直接通知與會人;
2 、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知:
(1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;
(2)雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明;
(3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。
3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門;
4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議,應(yīng)以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。
6.2.2 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:
1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃
草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;
2、會所根據(jù)會議提擬部門要求提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等;
3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
4、各項目/職能部門在公司總部召開的會議需用公共會場的,應(yīng)提前向會議室管理部門(會所)提出工作聯(lián)系單,由會議室管理部門(會所)統(tǒng)籌安排。
6.3 會議組織。
6.3.1 會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。
6.3.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定:
1、主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達會場,檢查會務(wù)落實情況,做好會前準(zhǔn)備。
2、主持人一般應(yīng)于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題等,進行必要的說明。
3、會議進行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進安排向與會人明確。
6.3.3 與會人須遵守以下規(guī)定:
1、應(yīng)準(zhǔn)時到會,并在《會議簽到表》上簽到。
2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅,緊扣議題。
3、遵循會議主持人對議程控制的要求。
4、屬工作部署性質(zhì)的會議,原則上不在會上進行討論性發(fā)言。
5、遵守會議紀(jì)律,與會期間應(yīng)將手機調(diào)到無聲,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。
6 、做好本人的會議紀(jì)錄。
7、會議決議事項,與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行,不得拖延或敷衍了事。
8、各職能部門/項目要把每次會議精神傳達到基層員工,也可根據(jù)自己部門/項目的實際情況,定期召開部門/項目級會議傳達會議精神。
6.3.4 主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。
6.5 會議記錄:
6.5.1 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。
6.5.2 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:
1、各項目應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員(一般為本項目的內(nèi)務(wù)文員,名單報總經(jīng)辦備案),負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。
2、會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時指定會議記錄員。
3、總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)會議記錄工作,總經(jīng)理另有指定的,從總經(jīng)理指定。
6.5.3 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定:
1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。
2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格,確保記錄的原始性。
3、對會議已議決事項,應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
6.5.4 下列情況下,應(yīng)整理會議紀(jì)要: 1 、公司各類行政會議; 2 、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議; 3 、其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。
6.5.5 會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各職能部門組織各項目下對口部門的會議紀(jì)要及各項目每周行政例會的會議紀(jì)要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。
6.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定: 1 、各職能部門負(fù)責(zé)組織的公司各類會議的會議記錄,由本部門負(fù)責(zé)日常歸檔、保管,#url#但應(yīng)作為機要檔案每季度及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。 2 、各職能部門內(nèi)部會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。
6.5.7 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.6 會議跟進
6.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的,從主持人指定。
6.6.2 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。
6.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。
7、獎懲
7.1 獎罰:計入員工績效考核制度體現(xiàn)
7.2 遲到、早退、缺席
1、遲到 所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的,計為遲到。
2、早退 凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前離開 會場的,計為早退。
3、缺席 凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的,計為缺席。
8、附則。
8.1 本制度由廣州XX物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
8.2 本制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效,自頒布之日起執(zhí)行。
物業(yè)公司例會管理制度 [篇2]
一、目的
為使例會達到高效、規(guī)范的效果
二、適用范圍
本制度適用于物業(yè)部各部門
三、制度內(nèi)容 例會（包括周例會和日常例會）是由部門經(jīng)理主持召開的重要會議。
（一）與會人員：本部門領(lǐng)班以上管理干部。
（二）會議時間：每周六上午8：30。
（三）會議地點：十六層集團會議室。
（四）會議主持：部門經(jīng)理。
（五）會議程序：
1、傳達公司及商務(wù)港、政府部門文件；
2、各崗位領(lǐng)班責(zé)任人按工程、保潔、保安（A、B、C班）的程序，簡要匯報本周（日）工作情況和下周工作計劃，回復(fù)或協(xié)調(diào)與其它崗位提出的工作問題，匯報本崗位存在的不足以及改正方法，實際工作中需其它崗位配合的工作和需向領(lǐng)導(dǎo)請示的問題；
3、部門經(jīng)理通報本部門整體工作質(zhì)量檢查情況，著重通報本部門工作中存在的主要問題；
4、部門經(jīng)理負(fù)責(zé)安排下周工作重點；
5、總經(jīng)理講評經(jīng)營情況，對前期工作狀況進行綜合評析，布置下步工作重點；
（六）會議要求：
1、會前各崗位負(fù)責(zé)人要認(rèn)真準(zhǔn)備，對前期工作進行總結(jié)匯報，提出下步工作計劃；
2、各崗位參會責(zé)任人都要積極發(fā)言，建言獻策，要求內(nèi)容詳實、簡潔、明了；
3、與會人員要認(rèn)真記錄，積極思維、勇于提出問題，對本崗位存在的問題不推諉、不扯皮，勇于承擔(dān)責(zé)任，對會議的決定和精神要堅決貫徹落實；
4、對文件中需完成的各項工作要責(zé)任到人，需傳達的內(nèi)容要及時傳達到位；
5、不準(zhǔn)遲到、早退，無故中途離開、不接聽電話，會議期間要關(guān)閉通信工具，凡違犯上述其中一項的，每次罰款20元；
6、無故不參加或請假后未及時安排替代參加者，每次罰款20元，無特殊情況不得請假，特殊情況請假需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并安排替代人員參會；
7、參會人員要精神飽滿，注意自身形象，不允許交頭接耳、摳手指等小動作，坐姿端正，不許趴在桌面或仰在椅背上，打嗑睡等不文明的現(xiàn)象，否則，違犯以上規(guī)定每次罰款20元；
8、各參會人員都要做好會議紀(jì)要，紀(jì)要中對會議上總經(jīng)理布置的任務(wù)要落實到人，并有完成時間。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)追蹤監(jiān)督任務(wù)的落實情況，并在下一次會議上反饋結(jié)果。
物業(yè)公司例會管理制度 [篇3]
1. 目的
加強對公司各類會議的管理，使會議組織規(guī)范、有序、高效進行。
2. 范圍
公司各部門。
3. 職責(zé)
3.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行與監(jiān)督；
3.2 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公會的組織與安排；
3.3 各職能部門負(fù)責(zé)本職能范圍內(nèi)會議的組織與安排；
3.4 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門工作例會的組織與安排。
4． 方法與過程控制
4.1 總經(jīng)理辦公例會
4.1.1會議每月至少召開一次；
4.1.2 出席人員為職能部門主管及業(yè)務(wù)部門經(jīng)理助理以上人員；
4.1.3會議內(nèi)容為前期工作總結(jié)及下期工作安排，公司重大問題決策討論，專題研究；
4.1.4會議主持人為公司總經(jīng)理或指定授權(quán)人。
4.2 部門工作例會
4.2.1各職能部門每月至少召開一次部門會議；各業(yè)務(wù)部門每月至少召開兩次部門會議；
4.2.2出席人員為本部門全體或有關(guān)人員；
4.2.3會議內(nèi)容主要為本部門上階段工作總結(jié)，本部門下階段工作安排，公司情況傳達；
4.2.4會議主持人為各部門經(jīng)理或授權(quán)人。
4.3 臨時不定期會議
4.3.1臨時的不定期會議分為公司級和部門級；
4.3.2公司級臨時會議由公司職能部門或授權(quán)部門組織進行；
4.3.3部門臨時會議應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可進行。
4.4 會議準(zhǔn)備
4.4.1會前應(yīng)明確會議主題、臨時出席或列席人員，以便與會人員做好準(zhǔn)備，提高會議時效；
4.4.2會議召集人負(fù)責(zé)確定會議場所，準(zhǔn)備會議文件或資料，必要時進行會場布置、設(shè)備調(diào)試；
4.5 會議通知
4.5.1會議召集人通過郵件或張貼公告形式通知與會人員。
4.5.2出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過郵件或電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。
4.6 會議記錄
4.6.1在會議進行中要做好記錄。記錄方式主要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。與會人員須填寫會議簽到表并由組織部門保存。
4.6.2會議紀(jì)要須在會后兩天內(nèi)掛網(wǎng)。
4.6.3公司及各部門在會議中確定需協(xié)調(diào)解決的問題分別由總經(jīng)理辦公室、各部門指定專人跟蹤處理。
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